Le succès du démarrage d'une ACP dépend de la qualité des données transmises. Pour prendre un bon départ et travailler immédiatement avec les bons chiffres, il est crucial d'obtenir les bonnes informations du syndic sortant.
❗ Conformément à la loi sur la copropriété, le syndic sortant est tenu de transmettre l'intégralité du dossier dans un délai de 30 jours suivant la fin de son mandat.
💡 Conseil : N'attendez pas la date officielle de fin de mandat pour demander ces documents. Commencez à communiquer avec le syndic sortant le plus tôt possible.
Utilisez la checklist ci-dessous pour compléter le dossier.
Données générales & Documentation
Ces données de base constituent le fondement de votre dossier numérique.
Numéro BCE : Indispensable pour l'enregistrement officiel et la liaison avec les autorités (à configurer dans vos paramètres généraux de l'ACP).
Les statuts : Veillez à disposer d'une copie numérique de l'acte de base et du règlement d'ordre intérieur (ROI) pour vérifier les clés de répartition et les cadres légaux.
Police globale : Notez la compagnie, le numéro de police et la date d'échéance pour un suivi correct des assurances.
Attestations & Plans : Pensez aux rapports de contrôle de l'ascenseur, de la protection incendie et aux plans du bâtiment.
Chargez ces documents dans OpenACP et configurez votre numéro BCE et vos assurances via les Paramètres.
Informations financières & Le bilan d'ouverture
Au démarrage, vous devez connaître la situation initiale de l'exercice comptable de l'ACP. Assurez-vous de disposer des données suivantes avant le démarrage :
Infos sur l'exercice comptable : Les dates de début et de fin exactes de l'exercice en cours et de l'exercice précédent.
Décompte final [EXERCICE PRÉCÉDENT] : Indispensable pour connaître les soldes individuels par propriétaire.
Fournisseurs en attente (Détail) : Demandez une liste par fournisseur (numéro de facture, date, montant). Un total global ne suffit pas ; nous avons besoin des détails pour pointer correctement les paiements.
Soldes bancaires : Le solde exact du (des) compte(s) à vue et du (des) compte(s) d'épargne à la date de début de votre gestion.
Capitaux : Les totaux actuels du fonds de roulement (le cas échéant) et du fonds de réserve.
Historique de l'année en cours : Toutes les factures et opérations bancaires de l'exercice comptable actif en cours, non encore clôturé.
Dans cet article, vous pouvez lire comment encoder le bilan d'ouverture dans OpenACP.
Communication & Historique
Procès-verbaux : Les comptes rendus des Assemblées Générales des 3 à 5 dernières années pour avoir une bonne vue de l'historique.
Liste de contacts : Une liste actualisée de tous les copropriétaires (nom, adresse, e-mail) et des éventuels locataires.
Litiges en cours : Informations sur les procédures judiciaires ou conflits juridiques en cours susceptibles d'avoir un impact sur la comptabilité ou la gestion.
Modèle d'e-mail pour la transmission
Copiez le texte ci-dessous, complétez les champs entre crochets [...] et envoyez-le au syndic sortant.
Objet : Transmission du dossier ACP [NOM ACP] – Demande de documentation et pièces comptables
Madame, Monsieur [NOM SYNDIC SORTANT],
Suite à la décision de l'Assemblée Générale du [DATE], nous confirmons la transmission de la gestion de l'ACP [NOM ACP].
Afin d'assurer la continuité pour les copropriétaires et de garantir un démarrage comptable correct, nous souhaiterions recevoir le plus rapidement possible les informations suivantes :
1. Documents juridiques & généraux
Le numéro BCE de l'ACP.
L'acte de base.
Le règlement d'ordre intérieur.
La police globale en cours.
Les rapports de contrôle les plus récents.
2. Données comptables
Les dates de début et de fin exactes de l'exercice comptable.
Le décompte final approuvé par copropriétaire pour l'exercice [EXERCICE PRÉCÉDENT].
Un aperçu détaillé des factures fournisseurs en attente après clôture de l'exercice précédent (de préférence spécifié par facture/fournisseur).
Le solde actuel du fonds de roulement et du fonds de réserve par propriétaire.
Les soldes des comptes bancaires à la date de transmission, y compris les comptes de transit.
Toutes les factures et informations bancaires relatives à l'exercice en cours [ANNÉE EN COURS].
3. Gestion & Communication
La liste complète des contacts des copropriétaires et locataires (de préférence en Excel).
Les procès-verbaux des Assemblées Générales des 3 à 5 dernières années.
Un aperçu des contrats d'entretien en cours et les coordonnées des fournisseurs habituels.
Informations sur d'éventuels litiges juridiques en cours.
Nous vous remercions d'avance pour votre collaboration constructive à cette transmission.
Cordialement,