Que sont les Dossiers ?
Un dossier est un endroit centralisé où vous rassemblez tout ce qui concerne une démarche spécifique : mises à jour, tâches, conversations, documents et fournisseurs. Pensez par exemple à une réparation, une rénovation, un dossier de contrôle, l'installation de panneaux solaires ou de bornes de recharge, ou un dossier juridique.
Un dossier remplit deux objectifs :
Suivi personnel : vous tenez pour vous-même un état des lieux, y compris via des mises à jour internes qui ne sont pas visibles pour les copropriétaires.
Partage transparent : vous partagez l'avancement avec les copropriétaires, afin qu'ils puissent suivre automatiquement.
Ainsi, vous gardez toutes les informations relatives à une telle démarche regroupées de manière claire, plutôt que dispersées à différents endroits dans OpenACP.
Les syndics professionnels qui gèrent plusieurs bâtiments dans OpenACP peuvent consulter les dossiers de tous les bâtiments via leur page d'aperçu ou via Gestion > Dossiers.
Créer un dossier
Créer un nouveau dossier
Vous trouvez les Dossiers via Gestion technique > Dossiers. Cliquez en haut à droite sur Démarrer un nouveau dossier pour créer un nouveau dossier.
Indiquez ensuite un titre et une description, et choisissez avec qui vous souhaitez partager le dossier. Lorsque vous partagez le dossier, les copropriétaires obtiennent la possibilité d'en consulter le contenu.
Publier des mises à jour
Dans un dossier, vous pouvez ajouter des mises à jour pour suivre l'évolution. Vous pouvez taper un texte décrivant une action que vous avez entreprise ou une mise à jour. Vous pouvez y indiquer :
Mise à jour pour tous : visible pour toutes les personnes avec qui le dossier est partagé.
Mise à jour interne : cochez cette option si la mise à jour est uniquement destinée aux gestionnaires. Une mise à jour interne apparaît en gris.
💡 Astuce : utilisez les mises à jour internes pour communiquer en interne au sein de votre équipe, ou pour tenir des notes personnelles qui ne doivent pas nécessairement être visibles pour tout le monde.
Ajouter des éléments à votre dossier
Vous pouvez également créer de nouveaux éléments pour le dossier. Cliquez sur Mise à jour pour voir la liste des différents éléments que vous pouvez ajouter. Vous pouvez ainsi ajouter :
Une tâche
Une conversation
Un message sur le tableau d'affichage (signalement, sondage ou événement)
Un fournisseur
Un document
À droite du dossier, vous voyez un aperçu de tous les éléments liés. Vous pouvez y lier des éléments existants tels que des tâches, conversations, messages du tableau d'affichage, fournisseurs, documents, installations et réunions.
Cliquez sur Ajouter un lien pour ce faire. Cliquez sur une catégorie pour voir un aperçu complet (par exemple tous les documents ou tâches liés).
💡 Astuce : vous pouvez également ajouter un élément à un dossier depuis l'élément lui-même. Ouvrez la tâche, la conversation, le message du tableau d'affichage, etc. et cliquez sur lier à un dossier.
Vous souhaitez délier quelque chose ? Cliquez sur les trois points à droite de la mise à jour, ou cliquez à droite sur le lien et sélectionnez Délier du dossier.
Modifier le statut de votre dossier
En haut à droite du dossier, vous pouvez également modifier le statut. Il y a trois statuts possibles :
Ouvert
En cours
Terminé
Archiver ou supprimer
Vous pouvez archiver un dossier via l'icône d'archive en haut à gauche du dossier. Vous retrouvez les dossiers archivés via le bouton Dossiers archivés en bas de la liste des dossiers. Vous souhaitez sortir un dossier de l'archive ? Ouvrez-le et cliquez à nouveau sur l'icône d'archive.
Pour supprimer complètement un dossier, ouvrez le dossier et cliquez en haut sur les trois points, suivi de Supprimer le dossier.
Gérer qui peut suivre
Qui peut voir le dossier ?
Cliquez sur l'icône du globe en haut à droite du dossier pour ajuster à tout moment qui peut voir le dossier et avec qui vous le partagez.
Attribuer le dossier à un autre gestionnaire
Cliquez en haut sur l'icône des initiales pour attribuer le dossier à un autre gestionnaire.
Activer et désactiver les notifications
Toute personne suivant un dossier peut activer ou désactiver les notifications relatives à ce dossier. Lorsque les notifications sont activées, vous recevez un e-mail à chaque mise à jour.