Avant de pouvoir profiter pleinement d'OpenACP, il est important que vous saisissiez correctement toutes les données nécessaires de votre ACP. Ce guide vous accompagne étape par étape dans le processus de démarrage, afin que vous puissiez commencer immédiatement et être assuré d'un fonctionnement précis et efficace.
Les lots et copropriétaires
Les données générales de votre ACP
Données pour votre gestion financière : fournisseurs, clés de répartition, ...
Lots et copropriétaires
Vous commencez par ajouter vos lots et copropriétaires.
Ajoutez tous les lots via Copropriété > Lots et remplissez les quotités (également connues sous le nom de 'parts') afin de pouvoir démarrer correctement la gestion financière par la suite.
Ensuite, ajoutez tous les copropriétaires via Copropriété > Copropriétaires. Remplissez ici toutes les informations disponibles des propriétaires et associez tous les lots à leur propre propriétaire.
⚠️ Attention : si vous travaillez avec la gestion financière dans OpenACP, vous devez aussi remplir le numéro IBAN du propriétaire via l'onglet informations financières.
Données générales
Au démarrage, vous devez remplir les données générales de votre ACP. Pour ce faire, allez dans Paramètres en bas à gauche et parcourez les différents onglets.
Via les paramètres, vous déterminez entre autres :
Les données générales de votre ACP telles que le nom, l'adresse et les parts.
Ce que vos copropriétaires peuvent voir dans leur portail propriétaire via droits d'accès.
Le(s) compte(s) bancaire(s) de votre ACP.
L'adresse e-mail où vous souhaitez recevoir les signalements d'OpenACP.
Données financières
Pour lancer la gestion financière de votre ACP dans OpenACP, vous devez encore saisir quelques points supplémentaires :
Fournisseurs (si le cas échéant)
Compte(s) bancaire(s)
Clés de répartition (au moins une)
Vos fournisseurs : ajoutez ici tous les fournisseurs fréquemment utilisés. Vous pouvez également les ajouter lorsque vous ajoutez une facture.
⚠️ Attention : ajoutez un numéro IBAN aux fournisseurs. Sinon, vous ne pourrez pas leur attribuer de relevés bancaires.
Le(s) compte(s) bancaire(s) de l'ACP : via Paramètres > Comptes bancaires, ajoutez vos comptes bancaires. Sélectionnez s'il s'agit de fonds de roulement ou de fonds de réserve.
Les différentes clés de répartition : via Copropriété > Clés de répartition, ajoutez toutes les clés de répartition exceptionnelles de votre ACP. Vous avez toujours une clé de répartition Toutes les parts qui est basée sur les quotités que vous avez saisies pour les lots.
Informations supplémentaires
Ensuite, vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans OpenACP :
Vos documents : téléchargez dès à présent tous les documents que vous souhaitez partager avec votre ACP via le menu documents.
Adresses utiles : via Copropriété > Adresses utiles, ajoutez les contacts que vous souhaitez partager avec vos copropriétaires.
Conseil de copropriété : via l'onglet Copropriété, vous pouvez ajouter les membres du CdC, y compris leur rôle et une description.
Calendrier : ajoutez dès à présent les événements connus à votre calendrier.