Avant de pouvoir exploiter pleinement OpenACP, il est important que vous saisissiez correctement toutes les données nécessaires de votre ACP. Ce guide vous accompagne étape par étape dans le processus de démarrage, afin que vous puissiez commencer immédiatement et être assuré d'un fonctionnement précis et efficace.
Les lots & copropriétaires
Les données générales de votre ACP
Données pour votre comptabilité : fournisseurs, clés de répartition, ...
Lots & copropriétaires
Vous commencez par ajouter vos lots et copropriétaires.
Lots ajoutez-les via copropriété > lots. Ajoutez ici tous les lots et remplissez les quotités (également connues sous le nom de 'parts') afin de pouvoir démarrer correctement la comptabilité par la suite.
Ensuite, ajoutez tous les copropriétaires via copropriété > copropriétaires. Remplissez ici toutes les informations disponibles des propriétaires et associez tous les lots à leur propriétaire.
⚠️ Attention : si vous travaillez avec la comptabilité dans OpenACP, vous devez également remplir le numéro IBAN du propriétaire via l'onglet informations financières.
Vous ne pouvez pas envoyer de mails (d'enregistrement) à vos copropriétaires tant que vous n'avez pas activé votre environnement. Vous le faites via votre Tableau de bord.
Données générales
Au démarrage, vous devez remplir les données générales de votre ACP. Pour ce faire, allez dans paramètres en bas à gauche et parcourez les différents onglets.
Via les paramètres, vous déterminez entre autres :
Les données générales de votre ACP telles que le nom, l'adresse et les parts.
Ce que vos copropriétaires peuvent voir dans leur portail propriétaire via droits d'accès.
Le(s) compte(s) bancaire(s) de votre ACP.
L'adresse e-mail où vous souhaitez recevoir les signalements d'OpenACP.
Données pour la comptabilité
Pour démarrer la comptabilité de votre ACP dans OpenACP, vous devez encore saisir quelques points supplémentaires :
Fournisseurs
Compte(s) bancaire(s)
Clés de répartition
Vos fournisseurs : ajoutez ici tous les fournisseurs fréquemment utilisés. Vous pouvez également les ajouter lorsque vous ajoutez une facture.
⚠️ Attention : ajoutez un numéro IBAN aux fournisseurs. Sinon, vous ne pourrez pas leur attribuer de relevés bancaires.
Le(s) compte(s) bancaire(s) de l'ACP : via paramètres > comptes bancaires ajoutez vos comptes bancaires. Sélectionnez s'il s'agit de fonds de roulement ou de fonds de réserve.
Les différentes clés de répartition : via copropriété > clés de répartition ajoutez toutes les clés de répartition exceptionnelles de votre ACP. Vous avez toujours une clé de répartition Toutes les parts qui est basée sur les quotités que vous avez saisies pour vos lots.
Pour pouvoir démarrer votre comptabilité, vous devez remplir ces éléments :
Un compte bancaire
Lots & copropriétaires avec leurs quotités
Au moins une clé de répartition
Ensuite, vous pouvez suivre les étapes via le menu Comptabilité pour démarrer votre comptabilité.
Informations supplémentaires
Ensuite, vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans OpenACP :
Vos documents : téléchargez dès à présent tous les documents que vous souhaitez partager avec votre ACP via le menu documents.
Adresses utiles : via Copropriété > Adresses utiles ajoutez les contacts que vous souhaitez partager avec vos copropriétaires.
Conseil de copropriété : via l'onglet copropriété, vous pouvez ajouter les membres du CdC, y compris leur rôle et une description.
Calendrier : ajoutez dès à présent les événements connus à votre calendrier.