Wat zijn Dossiers?
Een dossier is een centrale plek waar je alles rond een specifiek traject verzamelt: updates, taken, gesprekken, documenten en leveranciers. Denk aan een reparatie, een renovatie, een keuringsdossier, de installatie van zonnepanelen of laadpalen, of een juridisch dossier.
Een dossier dient twee doelen:
Persoonlijk opvolgen: je houdt voor jezelf bij waar iets staat, ook via interne updates die niet zichtbaar zijn voor mede-eigenaars.
Transparant delen: je deelt de voortgang met mede-eigenaars, zodat zij automatisch meevolgen.
Zo hou je alle informatie rond zo'n traject overzichtelijk samen, in plaats van verspreid over verschillende plekken in OpenVME.
Professionele syndici die meerdere gebouwen beheren in OpenVME kunnen via hun overzichtpagina of via Beheer > Dossiers de dossiers van alle gebouwen raadplegen.
Een nieuw dossier aanmaken
Je vindt Dossiers via Technisch beheer > Dossiers. Klik rechtsboven op Start nieuw dossier om een nieuw dossier aan te maken.
Geef vervolgens een titel en omschrijving in en kies met wie je het dossier wil delen. Wanneer je het dossier deelt, krijgen mede-eigenaars de mogelijkheid om de inhoud ervan te bekijken.
Updates plaatsen
In een dossier kan je updates toevoegen om de opvolging bij te houden. Je kan tekst typen met een actie die je hebt ondernomen of gewoon met een update. Daar kan je:
Update voor iedereen: zichtbaar voor alle personen met wie het dossier gedeeld is.
Interne update: vink dit aan als de update enkel voor beheerders bedoeld is. Een interne update is in het grijs.
💡 Tip: Gebruik interne updates om intern te communiceren binnen je team, of om persoonlijke notities bij te houden die niet voor iedereen zichtbaar hoeven te zijn.
Items toevoegen aan je dossier
Je kan ook nieuwe items aanmaken voor het dossier. Klik op Update om de lijst te zien van de verschillende items die je kan toevoegen:
Rechts in het dossier zie je een overzicht van alle items die gekoppeld zijn. Daar kan je dan bestaande items koppelen zoals taken, gesprekken, prikbordberichten, leveranciers, documenten, voorzieningen en vergaderingen.
Klik op Koppeling toevoegen om dit te doen. Klik op een categorie om een volledig overzicht te zien (bijvoorbeeld alle gekoppelde documenten of taken).
❗als je de koppelingen rechts niet ziet, kan het zijn dat je pagina te hard ingezoomd is. Zoom je uit op je browser of vergroot het venster om ze te zien.
💡 Tip: Je kan ook vanuit het item deze toevoegen aan een dossier. Open de taak, het gesprek, prikbordbericht enzovoort en klik op koppelen aan een dossier.
Wil je iets ontkoppelen? Klik op de drie punten rechts van de update, of klik rechts op de koppeling en selecteer Ontkoppelen van dossier.
Status aanpassen van je dossier
Rechtsboven in het dossier kan je ook de status aanpassen. Er zijn drie mogelijke statussen:
Open
In behandeling
Gesloten
Archiveren of verwijderen
Je kan een dossier archiveren via het archiveer-icoon linksboven in het dossier. Gearchiveerde dossiers vind je terug via de knop Gearchiveerde dossiers onderaan de lijst van dossiers. Wil je een dossier terug uit het archief halen, open het dan en klik opnieuw op het archiveer-icoon.
Om een dossier volledig te verwijderen, open je het dossier en klik je bovenaan op de drie puntjes, gevolgd door Verwijder dossier.
Beheren wie mag meevolgen
Wie mag het dossier zien?
Klik op het wereldicoon rechtsboven in het dossier om op elk moment aan te passen wie het dossier mag zien en met wie je het deelt.
Dossier toewijzen aan een andere beheerder
Klik bovenaan op het initiaal-icoon om het dossier toe te wijzen aan een andere beheerder.
Notificaties aan- en uitzetten
Elke volger van een dossier kan de notificaties voor een dossier aan- of uitzetten. Wanneer notificaties aanstaan, ontvang je een mail bij elke update.