❗️ Deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor gebouwen met een eigenaar-syndicus.
Gesprekken zijn het kloppend hart van de communicatie binnen OpenVME. In plaats van losse e-mails die in verschillende mailboxen verdwijnen, verzamelt OpenVME alle berichten, reacties en meldingen op één overzichtelijke plek.
Of het nu gaat om een vraag van een eigenaar, een reactie op een voorschot of een update op het prikbord: je vindt alles hier terug.
Hoe werken Gesprekken?
Via Gesprekken kunnen zowel de syndicus als de mede-eigenaars berichten naar elkaar sturen. Je kunt communiceren met:
De beheerders (syndicus).
De voltallige raad van mede-eigendom (RvME).
Alle mede-eigenaars of bewoners.
Specifieke mede-eigenaars of bewoners.
⚠️ Let op: Je kunt alleen berichten sturen naar personen die deel uitmaken van het gebouw in OpenVME. Externe leveranciers of personen buiten het platform kun je via deze weg niet bereiken.
Start een nieuw gesprek door te klikken op de +. Kies naar wie je het wil versturen, schrijf je boodschap en verstuur! Daarna kan het gesprek van start gaan en kan er gereageerd worden.
❗️ Wanneer er een bericht wordt gestuurd via Gesprekken, krijgt de ontvanger altijd een e-mailmelding. Wanneer je reageert op deze mail, komt dat als reactie in het gesprek terecht.
Wat vind je terug in Gesprekken?
Naast de berichten die je zelf start, komen ook de volgende zaken in dit overzicht terecht:
Reacties op mails vanuit OpenVME verstuurd: Als een eigenaar reageert op een e-mail over bijvoorbeeld een nieuw document, een voorschot of een afrekening, komt dit antwoord in Gesprekken.
Updates van het Prikbord: Reacties op prikbordberichten die je hebt geplaatst of die je volgt, worden hier ook verzameld.
Mails verstuurd naar je persoonlijk OpenVME e-mail: je kan deze vinden via i
Instellingen > E-mailvoorkeuren. Dit mailadres ziet er uit zoals [email protected]. Let op, je kan wel enkel reageren op mails van e-mailadressen van mede-eigenaars of bewoners.
💡 Tip: Zie je een rood puntje naast Gesprekken in het menu? Dan wacht er een nieuw bericht op je!
Beheer van je gesprekken
Bovenaan elk gesprek vind je een aantal handige icoontjes:
Gesprekspartners bekijken: Via het chat-icoontje zie je precies wie er allemaal meeleest in dit gesprek.
Archiveren / Voltooien: Is een vraag afgehandeld? Door het gesprek te voltooien, wordt het gearchiveerd. Je kunt deze berichten altijd nog raadplegen via de tab Archief.
Meldingen uitschakelen (klok-icoon): Wil je geen e-mails meer ontvangen voor een specifiek gesprek? Schakel hier de meldingen uit.
Slimme functies voor de beheerder
Als beheerder heb je een aantal extra hulpmiddelen om de communicatie vlot te laten verlopen:
Hulp van Cindy AI: Heb je een complexe vraag gekregen? Schakel Cindy in. Zij formuleert direct een professioneel antwoord dat je kunt nalezen en versturen.
Interne opmerking: Wil je iets overleggen met je mede-beheerders zonder dat de bewoners dit zien? Voeg dan een intern bericht toe. Dit blijft verborgen voor de rest van de gesprekspartners.