Nog niet gestart met de module Gebouw? Bekijk eerst het artikel Gebouw opstarten: de vragenlijst.
Definities
Voorziening
Voorziening
Een voorziening is een toestel, ruimte of systeem dat gemeenschappelijk is in de VME. Denk bijvoorbeeld aan het dak, een lift, de verwarmingsinstallatie, de parlofoon, dakgoten, de gevel, brandblussers, de septische put, de tuin of een automatische garagepoort.
Opvolging
Opvolging
Een opvolging is een actie die je moet ondernemen voor een voorziening. Dit kan bijvoorbeeld een keuring zijn van de lift: dit is dan een opvolging gekoppeld aan de voorziening lift. Ook de voorziening "Gebouw" heeft opvolgingen, zoals een EPC algemene delen, een asbestattest of een blokpolis.
Eigenschap
Eigenschap
Een eigenschap geeft extra informatie over een voorziening of opvolging. Bij de voorziening lift kan dit bijvoorbeeld het type lift, het bouwjaar of de onderhoudsfirma zijn.
Via Technisch beheer > Gebouw kan je opvolgingen en voorzieningen toevoegen en beheren. Leer hieronder hoe dat precies werkt.
Opvolgingen
Een opvolging toevoegen en beheren
Een opvolging toevoegen kan via de knop rechtsboven.
Wanneer je een opvolging toevoegt, kies je één van de volgende categorieën: attest, contract, keuring, onderhoud of andere.
Afhankelijk van de gekozen categorie krijg je andere invulvelden te zien. Je kan bij de naam van de opvolging ook een voorgemaakt sjabloon selecteren. Met een sjabloon krijg je uitleg over de opvolging en worden er al velden aangemaakt.
Vul ook de verplichting in: verplicht, aanbevolen of optioneel. Bij bepaalde sjablonen is dit al automatisch ingevuld.
Verder kan je bij een opvolging:
Een leverancier koppelen.
Een vervaldatum instellen, zodat je weet tegen wanneer de opvolging moet gebeuren
Documenten toevoegen, door een nieuw document te uploaden of een bestaand document uit OpenVME te kiezen
Eigenschappen toevoegen aan de opvolging
Je kan via het overzicht je opvolgingen bekijken. Daar kan je ook makkelijk een leverancier koppelen en een vervaldatum instellen. Klik op de opvolging om alle details hiervan te zien en aan te passen. Je kan ook rechtsboven klikken op bekijk alles om alle opvolgingen te zien in een lijst. Daar kan je ook filters toepassen.
💡 Tip: klik op zoek een leverancier als je er nog geen voor hebt. Je krijgt dan een overzicht van alle leveranciers in het OpenVME netwerk die deze activiteiten doen.
Via de drie puntjes naast een opvolging kan je:
De opvolging verwijderen
De opvolging bewerken
De opvolging vernieuwen: dit doe je nadat je een opvolging hebt uitgevoerd en er een nieuwe wil aanmaken. Heb je bijvoorbeeld jaarlijks een keuring van de lift nodig? Vernieuw dan de opvolging na de uitgevoerde keuring en vul de nieuwe vervaldatum in voor de volgende keuring.
💡Tip: Wil je een vervaldatum verwijderen, klik dan op de drie punten naast de opvolging en op vernieuwen. Vervolgens laat je de datum daar leeg en klik je op Vernieuwen.
Status van een opvolging
Elke opvolging heeft een status, zoals vervallen (de vervaldatum is verstreken) of vervalt binnenkort.
In je overzichtsscherm zie je steeds eerst de verplichte opvolgingen, daaronder de aanbevolen, en daaronder de optionele. Binnen elke categorie worden de opvolgingen gesorteerd op vervaldatum, met de vroegste vervaldatum bovenaan.
Voortgangsbalk verplicht/aanbevolen/optioneel
Bovenaan het overzicht zie je een balk die weergeeft hoeveel vervaldata je al hebt ingevuld voor je opvolgingen.
Dit is onderverdeeld in verplicht, aanbevolen en optioneel. Zo zie je in één oogopslag hoe volledig je gegevens zijn en welke opvolgingen nog aandacht nodig hebben. Vul bij elke opvolging een vervaldatum in of kies bij vervaldatum Niet van toepassing om deze balk te verbergen.
Voorzieningen toevoegen en beheren
Rechtsboven kan je op elk moment een nieuwe voorziening toevoegen. Kies het type voorziening en geef een naam op.
Vervolgens vul je de eigenschappen in. Je krijgt standaard al een aantal eigenschappen te zien die je kan invullen, maar je kan er ook zelf toevoegen of bestaande verwijderen. Kies hiervoor onderaan de dropdownlijst voor een eigen, custom eigenschap.
Je kan bij een voorziening ook:
Documenten toevoegen, zoals foto's, keuringsverslagen of technische documenten
Notities toevoegen indien gewenst
Onderaan de pagina zie je een overzicht van al je voorzieningen. Klik op een voorziening om deze te bekijken, bij te werken, of om er opvolgingen aan toe te voegen.
Open je een voorziening, dan kan je onderaan ook op Bekijk archief klikken. Hier vind je de gearchiveerde opvolgingen van deze voorziening terug: dit zijn opvolgingen die je verwijderd hebt.
Tips
Maak een opvolging aan voor een voorziening (bv. een keuring van de lift).
Heb je een opvolging uitgevoerd? Klik dan op Vernieuwen en maak meteen de volgende opvolging aan voor diezelfde voorziening, met een nieuwe vervaldatum.
Klik rechtsboven op Bekijk alles om al je opvolgingen op één pagina te zien. Gebruik hier de filters (bv. op gebouw of status) om snel een duidelijk overzicht te krijgen.
Op je startpagina krijg je steeds een snel overzicht van de opvolgingen die je op korte termijn nog moet uitvoeren.
Voor professionele syndici: je kan alle opvolgingen van al je gebouwen op één plek beheren via je Overzicht pagina of via Beheer > Gebouwopvolgingen.