Dès que la date de votre prochaine assemblée générale est fixée, il est préférable de la planifier dans OpenACP. Pour ce faire, allez à Assemblée générale > Aperçu > Ajouter une assemblée générale.

Tout d'abord, choisissez le type de réunion. 'Assemblée générale' est ici l'option la plus courante.

Avec OpenACP, vous pouvez organiser votre réunion non seulement physiquement, mais aussi en ligne ou de manière hybride (où les participants peuvent suivre à la fois sur place et en ligne). En cas de réunion en ligne ou hybride, ajoutez le lien vers la vidéoconférence via Vidéoconférence > URL. Ce lien sera inclus dans l'invitation.

Ensuite, saisissez le titre, le lieu et la date & l'heure de la réunion avec éventuellement une introduction.

Pour ajouter des points à l'ordre du jour, il y a quatre options lors de l'étape Ordre du jour > Ajouter un point de réunion :

À l'étape Documents, téléchargez les fichiers que vous souhaitez partager à l'avance avec vos participants (par exemple, un devis). Ces documents peuvent également être envoyés en pièce jointe avec l'invitation.

Ces documents sont également automatiquement enregistrés dans le point de menu du même nom Documents .

Si l'un des copropriétaires ne peut pas être présent, il peut donner une procuration. Vous ajoutez cette ou ces procurations à cette étape.

Vous sélectionnez un Mandant et un Mandataire. Le mandataire peut être un autre copropriétaire ou une personne externe.

Lors de l'invitation, vous pouvez ajouter un modèle pour la procuration que le mandant signe. Une procuration écrite est légalement obligatoire ; un e-mail ne suffit pas, car la procuration doit être formellement rédigée, datée et signée.

L'étape suivante consiste à annoncer officiellement la réunion et à inviter les participants. OpenACP vous fournit un modèle pour l'e-mail d'invitation. Vous pouvez encore le modifier si vous le souhaitez.

En bas, vous sélectionnez ce que vous souhaitez joindre en pièce jointe. Assurez-vous également que l'annonce est envoyée par e-mail. Vous pouvez également imprimer l'invitation et l'envoyer par courrier aux participants qui préfèrent ne pas recevoir de mails.

Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, l'invitation est enregistrée, mais pas encore envoyée. Pour l'envoyer, cliquez sur Annoncer.

Après avoir annoncé la réunion, vous obtenez un aperçu de tous les participants et vous pouvez télécharger l'invitation pour chaque participation. Cela est pratique pour les participants qui préfèrent être invités par courrier plutôt que par e-mail.

Via Communication > Correspondance > Journal de bord, vous pouvez consulter les invitations envoyées et suivre si elles ont été correctement envoyées et ouvertes.

Le moment venu, vous tiendrez également votre réunion via OpenACP. Cela vous permet de faciliter les votes, de créer automatiquement un rapport, de noter les présences, et plus encore.

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