Assurez-vous d'abord que vous avez bien préparé la réunion et que tous les copropriétaires sont invités. Lisez ici comment.
En tenant votre réunion via OpenACP, vous vous assurez que la réunion se déroule de manière structurée et correcte. Vous pouvez ainsi effectuer les votes, passer en revue l'ordre du jour, gérer les présences et générer automatiquement un rapport.
Pour commencer, cliquez sur Démarrer la réunion ou Participer.
1. Enregistrer les présences
Enregistrez d'abord les participants. Si une procuration a été ajoutée pour un copropriétaire, elle sera automatiquement prise en compte. Pour une réunion valide, au moins 50 % + 1 des parts doivent être présentes.
⚠️ Attention : Si un participant représente plus de votes que la somme des autres, son pourcentage de votes sera égal à celui des autres participants réunis.
Une fois que vous avez saisi les présences, cliquez en haut à droite sur Démarrer la réunion.
❗ Vous pouvez télécharger ou imprimer la liste de présence via les boutons en haut à droite.
2. L'ordre du jour
L'étape suivante consiste à présenter l'ordre du jour. Lorsque vos copropriétaires se connectent à leur portail, ils peuvent suivre les points de l'ordre du jour et rendre compte en temps réel.
3. Voter
En tant qu'admin, vous pouvez choisir de :
Saisir vous-même tous les votes
Permettre aux copropriétaires de voter eux-mêmes via leur portail propriétaire
Chaque vote peut être Oui, Non ou Abstention. Le vote n'est possible que lorsque vous avez activé le bouton Autoriser les votes.
💡 Astuce : En tant qu'admin, gardez le contrôle sur le vote en activant le bouton Vote autorisé uniquement pendant le vote et en le désactivant lorsque le vote n'est pas nécessaire.
Un vote unanime pour ou contre peut être saisi en une seule fois via Unanimement POUR ou Unanimement CONTRE.
Dès qu'un point à l'ordre du jour a été voté, vous le clôturez. Lorsque tout l'ordre du jour a été parcouru, cliquez sur Terminer le vote.
Lisez ici plus sur la façon dont les votes se déroulent exactement pendant l'AG.
4. Le compte rendu de la réunion
À la fin de la réunion, un compte rendu est automatiquement généré. Vous pouvez encore modifier le rapport ou rouvrir le vote si nécessaire.
Si tout le monde est d'accord, le compte peut être signé et immédiatement envoyé à tous les copropriétaires.
Vous pouvez :
Envoyer le compte numériquement
Télécharger le PDF.
Vous pouvez ensuite le télécharger ultérieurement dans vos documents et le lier à la réunion appropriée.
Les copropriétaires peuvent consulter le rapport via leur portail propriétaire via Assemblée générale > Aperçu.