Une de vos premières étapes dans OpenACP est de saisir vos copropriétaires et leurs lots associés. Mais comment faire exactement ?
Ajouter des lots
'Lot' est le terme générique pour tous les types de propriété privée dans une copropriété, y compris les appartements et les garages.
Vous trouverez la liste de tous les lots dans le menu à gauche sous Copropriété > Lots. Il existe deux façons d'enregistrer vos lots :
Option A : Charger l'acte de base (recommandé) 🚀
C'est le moyen le plus rapide et cela évite les erreurs de saisie.
Cliquez sur le bouton pour charger votre acte de base (ou via Ajouter lot > télécharger l'acte de base)
Notre IA (Cindy) lit le document et reconnaît automatiquement les parcelles, les quotes-parts (actions) correspondantes et les clés de répartition.
Vérifiez toujours le résultat. Cindy est très intelligente, mais considérez cela comme une première approche que vous devrez vérifier vous-même.
❗Vous avez fait une erreur ? Vous avez sélectionné le mauvais document ? Vous pouvez simplement refaire l'analyse. Les lots créés précédemment seront alors supprimés et remplacés par les nouvelles données.
Option B : Ajout manuel
Vous pouvez également ajouter les lots manuellement, un par un :
Cliquez sur Ajouter lot.
Saisissez le nom du lot (par exemple « App. 1.1 ») et sélectionnez le type de lot.
Indiquez les quotes-parts. Cela est nécessaire pour pouvoir tenir correctement la comptabilité ultérieurement.
Cliquez sur Enregistrer et répétez l'opération pour les lots suivants.
Ajouter des copropriétaires
Un copropriétaire est une personne qui possède, avec d'autres, un bâtiment ou une propriété.
Dès que les lots sont encodés dans le système, vous y liez les personnes concernées. Cela peut se faire de deux manières :
⚠️ Attention : un lot a-t-il été vendu récemment ? Dans ce cas, indiquez toujours d'abord le propriétaire tel qu'il était au début de l'exercice comptable. Vous pourrez ensuite saisir la vente dans votre OpenACP.
Directement via l’écran des Lots.
Dans le menu de gauche : Copropriété > Membres. Vous y associez la ou les parcelles au propriétaire et vous choisissez le type de relation qu'il entretient avec la parcelle (copropriétaire, copropriétaire et occupant, occupant ou locataire). S'il y a eu plusieurs propriétaires d'une parcelle, vous les ajoutez également en précisant clairement les dates de début et de fin.
Sélectionnez ensuite le fonction qu'ils exercent au sein de l'association des copropriétaires. S'ils sont simplement copropriétaires, ne remplissez rien ici.
❗Veillez à bien ajouter une adresse e-mail au copropriétaire afin qu'il puisse se connecter à son portail copropriétaire et recevoir les communications nécessaires. Vous pouvez également ajouter des adresses e-mail supplémentaires.
Lors de la création du copropriétaire, vous pouvez envoyer directement l'e-mail d'invitation pour qu'il puisse se connecter à OpenACP. Vous pouvez également le faire plus tard via la page des membres.
❓ Questions fréquentes
Puis-je modifier ultérieurement le type de mon lot ou mon nom ?
Puis-je modifier ultérieurement le type de mon lot ou mon nom ?
C'est possible. Passez la souris sur le nom du lot ou du type pour le modifier.
Attention toutefois : pour les formules « Basic » et « Smart », le prix de la licence est calculé en fonction du nombre d'appartements et de locaux commerciaux. Si vous souhaitez transformer un parking ou un garage en appartement, cela aura une incidence sur votre licence.
Pour changer de propriétaire, vous devez toujours passer par le module de vente. Vous ne pouvez pas non plus modifier les quotes-parts lorsque la gestion financière est activée.
Puis-je ajouter un utilisateur OpenACP existant en tant que copropriétaire ?
Puis-je ajouter un utilisateur OpenACP existant en tant que copropriétaire ?
Souhaitez-vous ajouter un copropriétaire qui est déjà associé à un autre bâtiment dans OpenACP à un nouveau bâtiment ? Cliquez alors sur Associer un utilisateur existant.
Puis-je télécharger ou imprimer la liste de tous mes copropriétaires ?
Puis-je télécharger ou imprimer la liste de tous mes copropriétaires ?
Pour cela, rendez-vous dans la rubrique Copropriété > Membres et cliquez sur le bouton « Exporter ». Vous pouvez alors exporter la liste des copropriétaires vers un fichier Excel.