Un signalement dans OpenACP est une communication du copropriétaire vers le Syndic. Cela permet au copropriétaire de transmettre des signalements qui doivent être examinés par le syndic et/ou d'autres copropriétaires.
Ajouter un signalement en tant que copropriétaire
Les copropriétaires trouvent tous les signalements existants via Signalements dans la barre de gauche du portail des propriétaires. Ici, vous pouvez également signaler de nouvelles affaires en cliquant sur Entrer un signalement.
Donnez un titre, une priorité et une description au nouveau signalement. Vous pouvez également ajouter un fichier (comme une capture d'écran) pour clarification et décider si tout le monde dans l'ACP ou seulement le syndic (ou le CdC) peut voir le signalement.
Chaque nouveau signalement reçoit automatiquement le statut ouvert et est attribué au syndic.
Dès que vous cliquez sur Ajouter, le signalement est saisi et vous pouvez le consulter sous l'onglet Signalements, où vous pouvez ajouter des commentaires au signalement ou le marquer comme résolu. Selon la visibilité, vos copropriétaires trouveront également ce signalement ici.
Si le syndic modifie le signalement, le déclarant et les copropriétaires qui suivent le signalement recevront un e-mail concernant la mise à jour. Les copropriétaires peuvent suivre un signalement en l'ouvrant et en cliquant sur le bouton Suivre ce signalement en haut à droite.
Modifier et résoudre le signalement en tant que Syndic
Dans le portail d'administration pour le syndic, l'onglet Signalements a une apparence légèrement différente. Vous pouvez non seulement créer et résoudre des signalements, mais aussi les modifier, leur attribuer un statut spécifique, et plus encore.
Lorsque vous ouvrez un signalement en tant que syndic, vous verrez trois onglets : Statut, Tâches et Rappels.
Statut
Dans l'onglet Statut, vous pouvez ajouter un commentaire (via Message) ou modifier ces éléments :
Titre
Priorité
Visibilité
Statut :
Si vous changez le statut en Résolu, le signalement est déplacé vers Signalements résolus. Vous pouvez toujours le rouvrir en tant qu'admin.
❗Une fois le signalement résolu, vous pouvez l'archiver en tant que syndic via le bouton Archiver en bas du signalement. Il ne sera alors plus visible dans l'aperçu des signalements, même pas dans Signalements résolus. Ne faites cela que si le signalement peut être définitivement supprimé.
Tâches
Dans le deuxième onglet, vous pouvez voir les tâches liées au signalement et ajouter de nouvelles tâches liées en cliquant sur Ajouter une tâche.
Rappels
Souhaitez-vous être rappelé plus tard d'un certain signalement ? Allez dans ce signalement à l'onglet Rappels et cliquez sur Ajouter un rappel. Définissez le type de rappel (pop-up ou e-mail) et le moment où vous souhaitez le recevoir. Ainsi, vous ne perdrez de vue aucun signalement.
