En tant que syndic professionnel, une bonne communication avec vos copropriétaires est essentielle, mais elle ne doit pas accaparer tout votre temps.
OpenACP propose deux outils puissants à cet effet : le tableau d'affichage (pour les annonces générales et les signalements) et les Conversations (pour les questions directes et le dialogue).
👉 Voulez-vous d'abord savoir comment ces fonctions fonctionnent en détail ?
Un lieu central pour tous vos messages
Au lieu de devoir passer d'un immeuble à l'autre, vous pouvez, en tant que professionnel, gérer toute la communication à partir d'un point central. Allez vers l'aperçu 🏠.
Bien que vous puissiez toujours consulter les messages spécifiques d'une ACP au niveau de l'immeuble, le module central vous permet de voir les conversations et les messages du tableau d'affichage de tous les immeubles dans une seule vue d'ensemble.
Envoyer de nouveaux messages
Depuis ce tableau de bord central, vous pouvez agir directement :
Démarrer une conversation : Vous obtenez une liste de tous les propriétaires, triés par immeuble. Sélectionnez la bonne personne et commencez directement votre message.
Créer un message sur le tableau d'affichage : Vous voulez informer plusieurs personnes à la fois ? Choisissez un message sur le tableau d'affichage. Vous pouvez sélectionner ici un ou plusieurs immeubles simultanément. Choisissez ensuite le groupe (par exemple, tous les propriétaires ou seulement le Conseil de copropriété) pour diffuser votre message en masse.
La Boîte de réception : structurez votre flux de travail
Les questions et réactions entrantes arrivent dans l'onglet Boîte de réception. Les messages que vous avez envoyés vous-même se trouvent sous l'onglet Envoyés.
Pour fluidifier la gestion de la communication, la Boîte de réception propose des fonctions avancées :
1. Assignation et collaboration
Vous pouvez assigner une conversation ou un message spécifique à un gestionnaire. Ainsi, il est clair pour tout le monde au sein de l'équipe qui assure le suivi de quelle question.
💡 Conseil : Vous pouvez également ajouter des remarques internes pour communiquer avec vous-même ou vos collègues. Notez-y les actions déjà entreprises afin que vous et vos collègues soyez pleinement informés.
2. Répondre avec Cindy AI
Vous avez une question sur un immeuble spécifique ? Activez Cindy AI. Votre assistante IA analyse les documents disponibles de cet immeuble et formule immédiatement une réponse étayée. Il ne vous reste plus qu'à la vérifier et à l'envoyer.
3. Statuts et filtres
Pour les signalements sur le tableau d'affichage, vous voyez directement le statut actuel du signalement dans votre boîte de réception. Vous pouvez également y modifier ce statut immédiatement.
Pour garder une vue d'ensemble, vous pouvez utiliser le filtre étendu pour trier les messages. Vous pouvez également activer plusieurs filtres simultanément, par exemple sur :
L'immeuble
Le type de message
Le statut (Ouvert/Fermé)
Le gestionnaire assigné
Les archives