❗️ Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les immeubles gérés par un syndic-propriétaire.
Le tableau d'affichage d'OpenACP est le lieu où se rassemblent toutes les actualités de l'immeuble. Qu'il s'agisse d'un message officiel du syndic, d'une ampoule défectueuse ou d'un barbecue de quartier : le tableau d'affichage tient tout le monde informé.
Que pouvez-vous faire sur le tableau ?
Vous pouvez publier trois types de messages sur le tableau d'affichage :
Annonces : pour des informations générales (par exemple : « Le laveur de vitres passe mercredi »).
Signaler un problème : par exemple pour signaler une panne ou un dommage
Événements : pour les activités organisées dans l'immeuble auxquelles vous pouvez inviter des personnes.
Créer un nouveau message
Tant le syndic que les copropriétaires peuvent publier des messages. Voici comment procéder :
Dans le menu, allez dans Tableau d'affichage.
Cliquez en haut à droite sur Nouveau message du tableau d'affichage.
Choisissez le type (Message, Problème ou Événement).
Choisissez les destinataires : vous déterminez vous-même qui verra le message :
tout le monde
uniquement les administrateurs
le conseil de copropriété
les propriétaires
les résidents
Saisissez votre message. Pour un événement, ajoutez des détails supplémentaires, tels que la date et l'heure (ou cochez « Toute la journée »).
❗️ À chaque nouveau message et à chaque mise à jour d'un message existant, les propriétaires concernés reçoivent une notification par e-mail.
Interaction et suivi
Réactions et conversations
Les résidents et le syndic peuvent réagir sous chaque message. Cela permet de centraliser les échanges et vous évite d'échanger des e-mails à l'infini.
Dès qu'une nouvelle réaction est publiée, elle apparaît également dans vos Conversations, afin que vous ne manquiez jamais aucune mise à jour.
Présences aux événements
Lors d'un événement, vous pouvez activer l'option « Enregistrer les présences ». Les copropriétaires peuvent alors simplement cliquer sur « Présent » ou « Absent » dans leur portail. Tout le monde peut suivre en direct qui sera présent.
Statut d'un problème
En tant que syndic, vous pouvez attribuer un statut à une « notification de problème » : Ouvert, En cours de traitement ou Clôturé. Cela rassure immédiatement les résidents : ils voient qu'une solution est en cours d'élaboration.
⚠️ Attention : lorsqu'un problème est marqué comme « Clôturé », le message est automatiquement supprimé le lendemain.
Fonctionnalités utiles pour le syndic
L'aide de Cindy : vous n'avez pas le temps de rédiger une réponse détaillée ? Faites appel à Cindy ! En un clic, elle propose une réponse professionnelle et juridiquement correcte à un message du tableau d'affichage. Vous pouvez encore modifier cette réponse vous-même avant de la publier.
Remarques internes : vous disposez d'informations qui ne sont pas destinées aux résidents ? Ajoutez alors une remarque interne. Celle-ci n'est visible que par les administrateurs.
Contrôle : grâce à l'icône en forme de bulle de discussion à côté d'un message, vous voyez exactement qui peut consulter le message. L'icône de notification vous permet d'activer les notifications par e-mail pour ce message spécifique.
Bon à savoir
Visibilité : les annonces disparaissent automatiquement à la date de fin définie. Les événements disparaissent le lendemain de l'activité.$
Messages expirés : Vous souhaitez retrouver une information passée ? Cliquez sur Afficher les messages expirés en bas du tableau d'affichage. Vous y retrouverez toutes les anciennes annonces et les notifications clôturées.
💡 Astuce : Utilisez le tableau d'affichage pour toutes les communications qui ne nécessitent pas de lettre officielle. Cela favorise la transparence au sein du bâtiment et réduit le nombre de questions en double dans votre boîte mail !