Vous n'avez pas encore commencé avec le module Bâtiment ? Consultez d'abord l'article Bâtiment : démarrer avec le questionnaire.
Définitions
Installation
Installation
Une installation est un appareil, un espace ou un système commun au sein de l'ACP. Pensez par exemple à la toiture, un ascenseur, l'installation de chauffage, le parlophone, les gouttières, la façade, les extincteurs, la fosse septique, le jardin ou une porte de garage automatique.
Suivi
Suivi
Un suivi est une action que vous devez entreprendre pour une installation. Il peut s'agir, par exemple, d'un contrôle de l'ascenseur : il s'agit alors d'un suivi lié à l'installation ascenseur. L'installation « Bâtiment » a également des suivis, comme un PEB parties communes, une attestation amiante ou une police bloc.
Propriété
Propriété
Une propriété donne des informations supplémentaires sur une installation ou un suivi. Pour l'installation ascenseur, cela peut par exemple être le type d'ascenseur, l'année de construction ou la société d'entretien.
Via Gestion technique > Bâtiment, vous pouvez ajouter et gérer des suivis et des installations. Découvrez ci-dessous comment cela fonctionne précisément.
Suivis
Ajouter et gérer un suivi
Vous pouvez ajouter un suivi via le bouton en haut à droite.
Lors de l'ajout d'un suivi, vous choisissez l'une des catégories suivantes : attestation, contrat, contrôle, entretien ou autre.
Selon la catégorie choisie, vous obtenez différents champs à remplir. Vous pouvez également sélectionner un modèle prédéfini au niveau du nom du suivi. Un modèle vous donne des explications sur le suivi et crée déjà certains champs.
Complétez également l'obligation : obligatoire, recommandé ou optionnel. Pour certains modèles, ce champ est déjà rempli automatiquement.
En outre, pour un suivi vous pouvez :
Lier un fournisseur
Définir une date d'échéance, afin de savoir avant quand le suivi doit être effectué
Ajouter des documents, en téléchargeant un nouveau document ou en choisissant un document existant dans OpenACP
Ajouter des propriétés au suivi
Vous pouvez consulter vos suivis via l'aperçu. Vous pouvez y lier facilement un fournisseur et définir une date d'échéance. Cliquez sur le suivi pour en voir tous les détails et les modifier. Vous pouvez également cliquer en haut à droite sur voir tout pour voir tous les suivis dans une liste. Vous pouvez y appliquer des filtres.
💡 Astuce : cliquez sur rechercher un fournisseur si vous n'en avez pas encore. Vous obtenez alors un aperçu de tous les fournisseurs du réseau OpenACP qui effectuent ces activités.
Via les trois points à côté d'un suivi, vous pouvez :
Supprimer le suivi
Modifier le suivi
Renouveler le suivi : vous le faites après avoir exécuté un suivi et que vous souhaitez en créer un nouveau. Par exemple, si vous avez besoin d'un contrôle annuel de l'ascenseur, renouvelez le suivi après le contrôle effectué et indiquez la nouvelle date d'échéance pour le prochain contrôle.
💡 Astuce : voulez-vous supprimer une date d'échéance ? Cliquez sur les trois points à côté du suivi puis sur renouveler. Laissez ensuite la date vide et cliquez sur Renouveler.
Statut d'un suivi
Chaque suivi a un statut, comme échu (la date d'échéance est dépassée) ou échéance proche.
Dans votre écran d'aperçu, vous voyez toujours d'abord les suivis obligatoires, puis en dessous les recommandés, et enfin les optionnels. Au sein de chaque catégorie, les suivis sont triés par date d'échéance, la date la plus proche apparaissant en haut.
Barre de progression obligatoire/recommandé/optionnel
En haut de l'aperçu, vous voyez une barre qui indique combien de dates d'échéance vous avez déjà complétées pour vos suivis.
Celle-ci est répartie en obligatoire, recommandé et optionnel. Vous voyez ainsi d'un coup d'œil à quel point vos données sont complètes et quels suivis nécessitent encore de l'attention. Complétez une date d'échéance pour chaque suivi ou choisissez Non applicable pour masquer cette barre.
Ajouter et gérer des installations
En haut à droite, vous pouvez à tout moment ajouter une nouvelle installation. Choisissez le type d'installation et donnez-lui un nom.
Ensuite, complétez les propriétés. Par défaut, certaines propriétés vous sont déjà proposées, mais vous pouvez également en ajouter vous-même ou en supprimer. Choisissez pour cela en bas de la liste déroulante une propriété personnalisée.
Pour une installation, vous pouvez également :
Ajouter des documents, comme des photos, rapports de contrôle ou documents techniques
Ajouter des notes si souhaité
En bas de la page, vous voyez un aperçu de toutes vos installations. Cliquez sur une installation pour la consulter, la modifier, ou y ajouter des suivis.
Si vous ouvrez une installation, vous pouvez également cliquer en bas sur Voir l'archive. Vous y retrouvez les suivis archivés de cette installation : ce sont des suivis que vous avez supprimés.
Conseils
Créez un suivi pour une installation (par ex. un contrôle de l'ascenseur).
Avez-vous effectué un suivi ? Cliquez alors sur Renouveler et créez immédiatement le suivi suivant pour cette même installation, avec une nouvelle date d'échéance.
Cliquez en haut à droite sur Voir tout pour voir tous vos suivis sur une seule page. Utilisez ici les filtres (par ex. par bâtiment ou statut) pour obtenir rapidement un aperçu clair.
Sur votre page d'accueil, vous obtenez toujours un aperçu rapide des suivis que vous devez encore effectuer à court terme.
Pour les syndics professionnels : vous pouvez gérer tous les suivis de tous vos bâtiments en un seul endroit via votre page Aperçu ou via Gestion > Suivis des bâtiments.