Stap 1: Controle
De eerste stap is de voorafgaande controle. Voor je verder kan met de activatie van je boekhouding moet je:
Minstens één rekening hebben ingesteld voor het werkkapitaal - via Instellingen > Bankrekeningen.
Elke kavel gekoppeld hebben aan exact één eigenaar - via Mede-eigendom > Mede-eigenaars.
Minstens één verdeelsleutel ingeven - via Mede-eigendom > Verdeelsleutels.
De quotiteiten voor alle kavels ingevuld hebben zoals ze op de basisakte staan - via Mede-eigendom > Kavels.
Stap 2: Aanmaak boekjaar
Vervolgens geef je de start- en einddatum van het boekjaar in. Deze duurt normaal gezien één jaar, maar dit kan afwijken.
Stap 3: Je beginbalans
Vervolgens gaan we de beginbalans van je VME ingeven. Hier geef je de stand van zaken in je VME in aan het begin van het boekjaar.
Geef bij klanten de beginsaldo’s van je eigenaars in. Dit zijn met andere woorden de te betalen of te ontvangen bedragen van de eindafrekening van de vorige syndicus.
Bij leveranciers geef je de openstaande facturen in van je leveranciers. Dit zijn de bedragen die al afgerekend zijn aan je mede-eigenaars, maar nog niet betaald zijn.
Bij werkkapitaal en reservekapitaal geef je het bedrag in dat op deze rekeningen staat.
Je kunt de beginbalans altijd nog aanpassen in je eerste boekjaar nadat je de boekhouding hebt geactiveerd.
💡 Tip: Ben je niet zeker hoe je deze zaken precies invult? Klik op het i'tje naast de rekening of schakel de hulp van een expert in via het Expertencentrum.
Actief
400 Klanten: hier vul je de schulden of vorderingen in die je aan het begin van het boekjaar hebt van je mede-eigenaars. Dit is meestal het te ontvangen of te betalen bedrag na de afrekening van vorig boekjaar.
550 Reservekapitaal: hier zet je het bedrag dat op de reserverekening staat aan het begin van het boekjaar.
551 Werkkapitaal: hier zet je het bedrag dat op je werkrekening staat aan het begin van het boekjaar.
Passief
440 Leveranciers: Alle schulden of vorderingen van je leveranciers vul je hier in per leverancier. Dit zijn dus de openstaande facturen of creditnota’s van vorig boekjaar.
499 wachtrekening: deze rekening wordt gebruikt om bedragen te parkeren die je nog niet wil afrekenen. Je kunt hier een positief of negatief bedrag invullen. Overgedragen kosten of opbrengsten zijn een voorbeeld van wat op deze rekening kan staan. Meestal is deze leeg.
489010 Reservekapitaal: Dit is het boekhoudkundig bedrag van je reservekapitaal zoals afgesproken in de VME. Dit bedrag kan afwijken van wat er daadwerkelijk op de rekening staat (550 Reservekapitaal op actief), maar meestal niet. Het reservekapitaal is de spaarrekening van je VME.
489020 Eenmalig werkkapitaal: Dit is het permanent werkkapitaal van je VME. Dit is een bedrag dat niet mee afgerekend wordt op het einde van het boekjaar en wordt gezien als buffer op de zichtrekening.
De startbalans hoef je slechts één keer in te voeren: bij het opstarten van je boekhouding. Voor elk volgend boekjaar wordt de balans automatisch gegenereerd op basis van de cijfers van het voorgaande boekjaar.
Stap 4: Samenvatting
Na het ingeven van bovenstaande basisgegevens krijg je de resultatenrekening en balans te zien. Controleer deze goed, als deze klopt kun je de boekhouding activeren.