Voordat je OpenVME volledig kunt benutten, is het belangrijk dat je alle nodige gegevens van je VME correct invoert. Deze handleiding leidt je stap voor stap door het opstartproces, zodat je direct aan de slag kunt en verzekerd bent van een nauwkeurige en efficiënte werking.
De kavels & mede-eigenaars
De algemene gegevens van je VME
Gegevens voor je fincieel beheer: leveranciers, verdeelsleutels, ...
Kavels & mede-eigenaars
Je start met het toevoegen van je kavels en mede-eigenaars.
Kavels voeg je toe via Mede-eigendom > Kavels. Voeg hier alle kavels toe en vul de quotiteiten (ook wel gekend als 'aandelen') in zodat je later het financieel beheer correct kunt opstarten.
Vervolgens voeg je alle mede-eigenaars toe via Mede-eigendom > Mede-eigenaars. Vul hier alle beschikbare gegevens van de eigenaars in en koppel alle kavels aan hun eigenaar.
⚠️ Let op: als je werkt met financieel beheer in OpenVME moet je ook het IBAN-nummer van de eigenaar invullen via de tab financiële informatie.
Algemene gegevens
Bij de opstart moet je de algemene gegevens van je VME invullen. Ga hiervoor naar Instellingen linksonder en overloop de verschillende tabbladen.
Via de instellingen bepaal je onder andere:
De algemene gegevens van je VME zoals de naam, het adres en de aandelen.
Wat je mede-eigenaars kunnen zien in hun eigenaarsportaal via toegangsrechten.
De bankrekening(en) van je VME.
Het e-mailadres waarop je meldingen van OpenVME wil ontvangen.
Gegevens voor het financieel beheer
Om het financieel beheer van je VME op te starten in OpenVME, moet je nog een paar extra punten ingeven:
Leveranciers (indien van toepassing)
Bankrekening(en) van de VME
Verdeelsleutels (minstens één)
Je leveranciers: voeg hier al de veelgebruikte leveranciers toe. Je kunt deze ook toevoegen wanneer je een factuur toevoegt.
⚠️ Let op: voeg een IBAN-nummer toe aan leveranciers. Anders kun je er geen bankafschriften aan toewijzen.
De bankrekening(en) van de VME: via Instellingen > Bankrekeningen voeg je jouw bankrekeningen toe. Selecteer of het gaat om werkkapitaal of reservekapitaal.
De verschillende verdeelsleutels: via Mede-eigendom > Verdeelsleutels voeg je alle uitzonderlijke verdeelsleutels in van je VME. Je hebt altijd een verdeelsleutel Alle aandelen die gebaseerd is op de quotiteiten die je hebt ingevuld bij je kavels.
Extra informatie
Vervolgens kun je ook nog extra informatie in OpenVME zetten:
Je documenten: upload alvast al de documenten die je wil delen met je vme via het menupunt documenten.
Nuttige adressen: via Mede-eigendom > Nuttige adressen voeg je contacten toe die je wilt delen met je mede-eigenaars.
Raad v. mede-eigendom: via de tab Mede-eigendom kun je de leden van de RvME toevoegen, inclusief hun rol en een omschrijving.
Kalender: voeg alvast de gekende evenementen toe aan je kalender.