Gedurende het boekjaar vind je in OpenVME altijd een voorlopige afrekening, met op het einde van het boekjaar de officiële eindafrekening.
Deze afrekeningen geven je een mooi overzicht van de financiële staat van je VME. Het is belangrijk om de gegevens goed te interpreteren, bijvoorbeeld om te bepalen of je het volgende boekjaar best meer of minder werkkapitaal in voorschotten opvraagt.
⚠️ Let op: de afrekening gebeurt enkel voor het werkkapitaal en niet het reservekapitaal.
Overzicht per eigenaar
Het eerste onderdeel van de afrekening toont een overzicht per eigenaar, met een uitleg van de factoren die bepalen wat de mede-eigenaar aan de VME moet betalen of ervan terugkrijgt.
💡 Tip: Klik op de naam van een eigenaar voor de individuele afrekening.
De gegevens worden per eigenaar gegroepeerd. Als een eigenaar meerdere kavels heeft, worden de voorschotten, kosten, enz. samengevoegd. De berekening begint met de eindbalans van het vorige boekjaar, waarna we de kosten aftrekken en de voorschotten optellen om de (voorlopige) eindbalans van het huidige boekjaar te berekenen.
⚠️ Let op: de eindbalans van het vorige boekjaar zou, als deze correct is afgesloten, bij iedereen 0 moeten zijn.
Overzicht per kavel
In de (tijdelijke) afrekening vind je ook een overzicht per kavel. Dit zijn de belangrijkste onderdelen:
Kavel: Het privatieve deel, zoals een appartement, parkeerplaats of berging.
Aandeel: Het percentage dat deze kavel vertegenwoordigt in de gemeenschappelijke delen. Dit bepaalt hoeveel de eigenaar bijdraagt.
Verdeelsleutel: Sommige kosten worden niet volgens het algemene aandeel verdeeld, maar op basis van specifieke regels (bijvoorbeeld enkel voor kavels die de lift gebruiken).
Som: Het totaalbedrag aan kosten dat aan de kavel is toegekend.
Voorschotten: Het bedrag dat de eigenaar dit boekjaar al aan voorschotten heeft betaald.
Afrekening: Het verschil tussen de werkelijke kosten en de voorschotten.
Moet er bijbetaald worden? Dan zie je een positief saldo.
Moet de VME geld terugbetalen? Dan zie je een negatief saldo.
Overzicht per verdeelsleutel
In het overzicht per verdeelsleutel zie je hoe de gemeenschappelijke kosten verdeeld worden over de verschillende kavels. Elke verdeelsleutel geeft aan volgens welke logica een bepaalde kost is opgesplitst.
Bijvoorbeeld:
Kosten voor de lift worden alleen verdeeld onder de kavels die er gebruik van maken.
Verlichtingskosten worden verdeeld volgens het algemene aandeel.
Voor elke verdeelsleutel zie je:
Het type kosten dat erbij hoort.
Het aandeel van kavels volgens die sleutel.
Het bedrag dat individuele eigenaars op basis ervan moet betalen.
Voorschotten werkkapitaal
Dit overzicht toont alle voorschotten die de mede-eigenaars tijdens het huidige boekjaar al hebben betaald. Deze dienen om de lopende kosten van de VME te dekken en worden op het einde van het jaar verrekend in de eindafrekening.
Je vindt hier deze kolommen:
Boeking N°: Het referentienummer van de boeking in de boekhouding.
Datum
Kavel: De kavel (appartement, garage, etc.) waarvoor het voorschot betaald werd.
Omschrijving: Meestal een aanduiding zoals "voorschot werkkapitaal".
Bedrag
Facturen werkkapitaal
Dit overzicht bevat alle facturen die tijdens het boekjaar werden geboekt ten laste van het werkkapitaal van de VME. Het gaat om de kosten die de VME gemaakt heeft voor het beheer en onderhoud van het gebouw.
In het overzicht vind je de volgende kolommen:
Boeking N°: Het referentienummer van de boeking in de boekhouding.
Datum
Code: Geeft aan of de kost verdeeld wordt via een verdeelsleutel of privé aangerekend wordt aan een specifieke kavel.
Leverancier: De partij die de factuur heeft uitgereikt (bv. schoonmaakfirma, verzekering, onderhoudsbedrijf).
Omschrijving: Korte toelichting over de aard van de kost (bv. 'onderhoud lift', 'brandverzekering').
Bedrag: Het bedrag exclusief btw.
Btw: Het btw-bedrag op de factuur.
Totaal: Het totaalbedrag van de factuur, dus inclusief btw.