Een succesvolle opstart van een VME staat of valt met de kwaliteit van de overgedragen data. Om een "vliegende start" te maken en direct met de juiste cijfers te werken, is het cruciaal dat je de juiste informatie krijgt van de uittredende syndicus.
❗Volgens de wet op de mede-eigendom is de vorige syndicus verplicht om het volledige dossier over te dragen binnen een termijn van 30 dagen nadat zijn mandaat is gestopt.
💡Tip: Wacht niet tot de officiële einddatum van het mandaat om deze documenten op te vragen. Start de communicatie met de uittredende syndicus zo snel mogelijk.
Gebruik onderstaande checklist om het dossier volledig te maken.
Algemene gegevens & Documentatie
Deze basisgegevens vormen het fundament van je digitale dossier.
KBO-nummer: Onmisbaar voor de officiële registratie en koppeling met overheidsinstanties (te configureren bij je algemene VME-instellingen).
De statuten: Zorg voor een digitale kopie van de Basisakte en het Reglement van Interne Orde (RIO) om de verdeelsleutels en wettelijke kaders te verifiëren.
Blokpolis: Noteer de maatschappij, het polisnummer en de vervaldatum voor een correcte verzekeringsopvolging.
Attesten & Plannen: Denk aan keuringsverslagen van de lift, brandbeveiliging en de plannen van het gebouw.
Laad deze documenten op in OpenVME en stel je KBO nummer en verzekeringen in via de Instellingen.
Financiële informatie & De beginbalans
Bij de opstart moet je de beginsituatie weten van het boekjaar van de VME. Zorg dat je voor de opstart beschikt over de volgende data:
Boekjaar-info: De exacte begin- en einddatum van het lopende en het vorige boekjaar.
Eindafrekening [VORIG BOEKJAAR]: Cruciaal om de individuele saldi per eigenaar te kennen.
Openstaande leveranciers (Detail): Vraag een lijst per leverancier (factuurnummer, datum, bedrag). Een totaalsom volstaat niet; we hebben de details nodig om de betalingen correct af te punten.
Bankstanden: De exacte stand van de zichtrekening(en) en spaarrekening(en) op de startdatum van je beheer.
Kapitalen: De actuele totalen van het Werkkapitaal (indien van toepassing) en het Reservekapitaal.
Historiek lopend jaar: Alle facturen en bankverrichtingen van het huidige, actieve boekjaar dat nog niet is afgesloten.
In dit artikel kan je meer lezen hoe je de beginbalans ingeeft in OpenVME.
Communicatie & Historiek
Verslagen: De notulen van de Algemene Vergaderingen van de laatste 3 tot 5 jaar voor een goed beeld van de historiek.
Contactlijst: Een actuele lijst van alle mede-eigenaars (naam, adres, e-mail) en eventuele huurders.
Lopende geschillen: Informatie over lopende rechtszaken of juridische conflicten die invloed kunnen hebben op de boekhouding of het beheer.
E-mailtemplate voor de overdracht
Kopieer onderstaande tekst, vul de velden tussen de haakjes [...] in en verstuur deze naar de vorige syndicus.
Onderwerp: Overdracht dossier VME [NAAM VME] – Aanvraag documentatie en boekhoudkundige stukken
Beste [NAAM VORIGE SYNDICUS],
In navolging van de beslissing van de Algemene Vergadering d.d. [DATUM], bevestigen wij de overdracht van het beheer van VME [NAAM VME].
Om de continuïteit voor de mede-eigenaars te waarborgen en een correcte boekhoudkundige start te garanderen, ontvangen wij graag zo snel mogelijk de volgende informatie:
1. Juridische & Algemene documenten
Het KBO-nummer van de VME.
De basisakte
Het reglement van interne orde.
De lopende blokpolis
De meest recente keuringsverslagen.
2. Boekhoudkundige gegevens
De exacte begin- en einddatum van het boekjaar.
De goedgekeurde eindafrekening per mede-eigenaar van het boekjaar [VORIG BOEKJAAR].
Een gedetailleerd overzicht van de openstaande leveranciersfacturen na afsluiting van het vorig boekjaar (graag per factuur/leverancier gespecificeerd).
De actuele stand van het werkkapitaal en het reservekapitaal per eigenaar.
De saldi van de bankrekeningen op datum van overdracht, inclusief de stand van de wachtrekeningen.
Alle facturen en bankinformatie betreffende het huidige boekjaar [HUIDIG JAAR].
3. Beheer & Communicatie
De volledige contactlijst van mede-eigenaars en huurders (bij voorkeur in Excel).
De notulen van de Algemene Vergaderingen van de afgelopen 3 tot 5 jaar.
Een overzicht van lopende onderhoudscontracten en de contactgegevens van de vaste leveranciers.
Informatie over eventuele lopende juridische geschillen.
Wij danken u alvast voor de constructieve medewerking aan deze overdracht.
Met vriendelijke groeten,