Een nieuw document starten
Ga naar Documenten > Toevoegen > + Document aanmaken.
Je komt dan op een pagina terecht waar je kan kiezen tussen:
Een voorgemaakt sjabloon (zie overzicht hieronder)
Een volledig nieuw, leeg document
Koos je voor een sjabloon? Dan kan je dit na het kiezen nog volledig aanpassen naar jouw situatie.
Beschikbare sjablonen
Eenparige schriftelijke beslissing (leeg) – Gebruik dit sjabloon om een beslissing te laten nemen buiten de Algemene Vergadering om, wanneer alle mede-eigenaars unaniem akkoord gaan en ondertekenen. Je vult zelf in wat er precies beslist moet worden.
Eenparige schriftelijke beslissing – ontslag en aanstelling syndicus – Gebruik dit sjabloon specifiek voor de aanstelling of het ontslag van een syndicus via een eenparige beslissing.
Eenparige schriftelijke beslissing – opstart VME – Gebruik dit sjabloon bij de opstart van een nieuwe VME.
Communicatievoorkeur Overeenkomst – Gebruik dit document om mede-eigenaars eenmalig digitaal te laten bevestigen dat zij akkoord gaan met communicatie via OpenVME en e-mail in plaats van per post of aangetekend schrijven. Dit ondertekende document is noodzakelijk om latere discussies te vermijden.
GDPR Overeenkomst – Gebruik dit document om mede-eigenaars te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens, conform de AVG. Dit wordt eenmalig ondertekend bij toetreding en moet door elke mede-eigenaar ondertekend worden.
Overeenkomst met de Eigenaar-Syndicus – Gebruik dit document om de overeenkomst tussen de VME en de eigenaar-syndicus vast te leggen, zoals wettelijk verplicht (Boek 3 BW, art. 3.88 e.v.). Dit moet ondertekend worden door de voorzitter van de Algemene Vergadering en de eigenaar-syndicus zelf.
Reglement Interne Orde (RIO) – Gebruik dit document om de praktische leefregels en organisatorische afspraken van de mede-eigendom vast te leggen. Het RIO is het meest toegankelijke en aanpasbare document binnen de statuten en kan door de Algemene Vergadering gewijzigd worden met een gewone volstrekte meerderheid.
❗Goed om te weten: in de sjablonen worden bepaalde gegevens van je VME automatisch ingevuld, zoals het adres, de naam en het KBO-nummer. Deze gegevens komen uit de instellingen van je VME in OpenVME en worden weergegeven als parameters, bijvoorbeeld [gebouw.naam].
Het document maken of het sjabloon bijwerken
Na het kiezen van een sjabloon of een leeg document kan je:
Paragrafen toevoegen
Paragrafen verplaatsen
Paragrafen aanpassen
De titel aanpassen
De nummering aan of af zetten
Het niveau van een paragraaf wijzigen
❗Het sjabloon wordt automatisch opgeslagen tijdens het bewerken. Je kan ook altijd later hieraan verder werken. Deze komen als Concept in je documentenlijst te staan.
Preview en opslaan
Klik op Naar Preview wanneer je klaar bent. Hier kan je:
Een omschrijving, type en tags toevoegen
Kiezen wie het document te zien krijgt
Onderaan aanvinken of het document via mail verstuurd moet worden naar de personen met wie je het deelt
Klik daarna op Opslaan. Het document is nu toegevoegd aan je documentenoverzicht.
Wat kan je nog doen met een opgeslagen document?
Via de drie puntjes naast het document kan je:
Bijwerken – het document opnieuw aanpassen
Te ondertekenen – het document versturen om digitaal te laten ondertekenen (bijvoorbeeld bij een eenparige schriftelijke beslissing)
