Hoe werk ik met meldingen?
Een melding in OpenVME is een communicatie van de mede-eigenaar naar de beheerder(s). Hiermee kan de mede-eigenaar meldingen doorgeven die bekeken moeten worden door de syndicus en/of andere mede-eigenaars.
Een melding toevoegen als mede-eigenaar
Mede-eigenaars vinden alle bestaande meldingen via Meldingen in de linkerbalk van het eigenaarsportaal. Hier kun je ook nieuwe zaken melden door op Melding ingeven te klikken.
Geef de nieuwe melding een titel, prioriteit en omschrijving. Je kunt ook ter verduidelijking een bestand (zoals een schermafbeelding) toevoegen en beslissen of iedereen in de VME of enkel de syndicus (of de RvME) de melding kan zien.
Elke nieuwe melding krijgt automatisch de status open en wordt toegewezen aan de syndicus.
Zodra je op Toevoegen klikt, is de melding ingegeven en kun je deze raadplegen onder het tabblad Meldingen, waar je opmerkingen bij de melding kunt geven of deze als opgelost kunt aanduiden. Afhankelijk van de zichtbaarheid vinden je mede-eigenaars deze melding hier nu ook.
Als de syndicus de melding aanpast kan hij/zij de volgers en de melder op de hoogte brengen via mail van deze update door dit aan te vinken tijdens het aanpassen van de melding
Mede-eigenaars kunnen een melding volgen door deze te openen en rechtsboven de knop Deze melding volgen aan te klikken.
De melding aanpassen en oplossen als beheerder
In het beheerportaal voor de syndicus ziet het tabblad Meldingen er iets anders uit. Je kunt er niet alleen meldingen aanmaken en oplossen - maar ze ook aanpassen, een specifieke status geven, en meer.
Als je als syndicus een melding opent, krijg je drie tabbladen te zien: Status, Taken en Herinneringen.
Status
In het tabblad Status kun je een opmerking plaatsen (via Boodschap) of deze zaken aanpassen:
Titel
Prioriteit
Zichtbaarheid
Status:
Als je de status naar Opgelost wijzigt, wordt de melding verplaatst naar Opgeloste meldingen. Je kunt deze als beheerder altijd terug openen.
❗Zodra de melding opgelost is, kun je deze als syndicus archiveren via de knop Archiveren onderaan de melding. Deze is dan niet meer te zien in het overzicht van de meldingen, ook niet bij Opgeloste meldingen. Doe dit dus alleen als de melding definitief verwijderd mag worden.
Taken
In het tweede tabblad kun je de taken die gelinkt zijn aan de melding bekijken en nieuwe gelinkte taken toevoegen door op Taak toevoegen te klikken.
Herinneringen
Wil je op een later moment herinnerd worden aan een bepaalde melding? Ga dan in die melding naar het tabblad Herinneringen en klik op Voeg een herinnering toe. Stel het type herinnering (pop-up of mail) in en het moment waarop je deze wil ontvangen. Zo vergeet je geen enkele melding uit het oog.
Hoe plaats ik berichten in OpenVME?
Berichten in OpenVME worden door de beheerder gebruikt om te communiceren naar de VME. De mede-eigenaars krijgen deze op hun dashboard te zien wanneer ze inloggen in OpenVME. Je kunt ervoor kiezen om deze berichten ook via mail te versturen.
Het toevoegen van een bericht doe je via Communicatie > Berichten > Bericht opstellen. Vul alles in, upload bestanden indien gewenst, en duid aan of je dit bericht ook als mail naar de mede-eigenaars wilt sturen of niet.
De mede-eigenaars krijgen dit bericht direct te zien op hun dashboard, onder Berichten van de syndicus.
💡 Enkele tips
Kies een achtergrondkleur om de berichten te categoriseren en meer te doen opvallen in het eigenaarsportaal.
Vul de zichtbaar tot-datum correct in. Anders kan het dat je bericht niet meer zichtbaar is in het eigenaarsportaal wanneer het wel nog relevant is.
Als je het bericht ook als mail hebt gestuurd, kun je opvolgen of deze al ontvangen is, geopend is en of er geklikt is op links in de mail. Dit doe je door op het bericht te klikken en te gaan naar de tab Correspondentie.
Bij Bericht voor kan je selecteren of je je bericht toont aan alle mede-eigenaars & huurders, alleen aan de mede-eigenaars of enkel aan de raad van mede-eigendom.
De Kalender
In OpenVME kun je een gedeelde kalender beheren, waarin je alle belangrijke data van de VME deelt. Je mede-eigenaars kunnen deze bekijken in een handig jaaroverzicht.
Kalender-items toevoegen
Kalender-items kunnen door zowel de syndicus als mede-eigenaars toegevoegd worden. Dit doe je door te gaan naar Kalender > Item toevoegen.
⚠️ Let op: Zowel mede-eigenaars als de syndicus kunnen items toevoegen, maar alleen de syndicus kan kalender-items aanpassen of verwijderen.
Je kalender raadplegen
Als beheerder kun je een lijstweergave raadplegen in het beheerportaal. Hier kun je kalender-items toevoegen, verwijderen of bewerken.
Via het eigenaarsportaal kun je de kalender raadplegen in lijstvorm en kalendervorm via dit icoon rechtsboven: 
.
💡Tip: raadpleeg als syndicus de kalender via het eigenaarsportaal, daar krijg je een betere weergave te zien. Dit doe je door rechtsboven te klikken op Toon eigenaarsportaal en vervolgens op Kalender in de linkerbalk.
❓ Veelgestelde vragen
Kan ik de kalender exporteren naar mijn persoonlijke agenda zoals Google Calendar of iCal?
Kan ik de kalender exporteren naar mijn persoonlijke agenda zoals Google Calendar of iCal?
Ja! Dit doe je via het eigenaarsportaal. Klik met de rechtermuisknop op Exporteren en kies kopieer linkadres.
Dat adres kun je vervolgens gebruiken om de kalender te importeren in je eigen agenda. Een nieuwe afspraak in OpenVME zal dan automatisch in je persoonlijke agenda verschijnen.
Mijn eigenaars krijgen de kalender niet te zien wanneer ze inloggen.
Mijn eigenaars krijgen de kalender niet te zien wanneer ze inloggen.
Dit kan gebeuren wanneer de toegangsrechten niet juist ingesteld zijn.
Ga naar Instellingen > Toegangsrechten > Kalender bekijken en kijk na of je mede-eigenaars hebt aangevinkt of niet.