Als professionele syndicus is een goede communicatie met je mede-eigenaars essentieel, maar het mag niet al je tijd opslorpen. OpenVME biedt hiervoor twee krachtige tools: het Prikbord (voor algemene aankondigingen en meldingen) en Gesprekken (voor directe vragen en dialoog).
👉 Wil je eerst weten hoe deze functies in detail werken?
Eén centrale plaats voor al je berichten
In plaats van per gebouw te moeten schakelen, kun je als professional alle communicatie beheren vanuit één centraal punt. Ga naar je 🏠 overzicht.
Hoewel je op gebouwniveau nog steeds de specifieke berichten van die VME kunt raadplegen, biedt de centrale module je de mogelijkheid om gesprekken en prikbordberichten van alle gebouwen in één overzicht te zien.
Nieuwe berichten versturen
Vanuit dit centrale dashboard kun je direct actie ondernemen:
Een gesprek starten: Je krijgt een lijst van alle eigenaars, gesorteerd per gebouw. Selecteer de juiste persoon en start direct je bericht.
Een prikbordbericht aanmaken: Wil je meerdere mensen tegelijk informeren? Kies voor een prikbordbericht. Je kunt hier één of meerdere gebouwen tegelijk selecteren. Kies vervolgens de groep (bijv. alle eigenaars of enkel de Raad van Mede-eigendom) om je boodschap in bulk te verspreiden.
De Inbox: Structuur in je workflow
Inkomende vragen en reacties landen in de tab Inbox. Berichten die je zelf hebt verstuurd, vind je terug onder de tab Verzonden.
Om het beheer van de communicatie vlot te laten verlopen, biedt de Inbox extra krachtige functies:
1. Toewijzen en Samenwerken
Je kunt een specifiek gesprek of prikbordbericht toewijzen aan een beheerder. Zo is het voor iedereen in het team duidelijk wie welke vraag opvolgt.
💡 Tip: Je kan ook interne opmerkingen toevoegen om intern te communiceren met jezelf of collega's. Schrijf hier acties op die je al genomen hebt zodat jij en je collega's volledig op de hoogte zijn.
2. Antwoorden met Cindy AI
Heb je een vraag over een specifiek gebouw? Schakel Cindy AI in. Jouw AI-assistent analyseert de beschikbare documenten van dat gebouw en formuleert direct een onderbouwd antwoord. Je hoeft het enkel nog te controleren en te versturen.
3. Status en Filters
Bij meldingen op het prikbord zie je direct de huidige status van die melding in je inbox. Je kunt deze status daar ook meteen aanpassen.
Om het overzicht te bewaren, kun je de uitgebreide filter gebruiken om te sorteren. Je kan ook meerdere filters tegelijkertijd instellen. Je kan filteren op:
Gebouw
Type bericht
Status (Open/Gesloten)
Toegewezen beheerder
Archief