Puis-je voter lors de l'Assemblée Générale via OpenACP ?

Certainement ! Vous pouvez facilement indiquer dans l'ordre du jour qu'un vote est nécessaire. Les copropriétaires votent via le portail propriétaire, ou vous enregistrez vous-même les votes.

Puis-je organiser mon Assemblée Générale hors ligne ?

Vous pouvez organiser l'assemblée générale hors ligne en imprimant l'ordre du jour à l'avance et en notant manuellement les votes. Cela offre une solution simple lorsqu'une connexion Internet n'est pas disponible. Il est également possible de tenir la réunion de manière hybride, où tous les participants n'ont pas besoin d'être en ligne. Dans ce cas, le syndic doit être en ligne pour utiliser le programme. Cependant, nous recommandons de tenir la réunion via la plateforme. Cela permet la signature numérique et génère automatiquement un rapport, rendant le processus plus efficace.

Un copropriétaire a plusieurs procurations ? Le copropriétaire peut-il voter numériquement en une seule fois pour tous les copropriétaires pour lesquels il a procuration ?

C'est possible ! Un copropriétaire peut se connecter à OpenACP pour suivre la réunion et voter, tant pour lui-même que pour ses procurations. Information importante : Personne ne peut avoir plus de trois procurations, sauf si le nombre total de votes (ses propres votes et ceux des mandants) ne dépasse pas 10 % du nombre total de votes au sein de la copropriété. Lorsqu'un participant a plus de votes que permis, une réduction des votes est appliquée. Ces votes spécifiques sont mieux effectués en dehors d'OpenACP. Ainsi, le processus de vote reste clair et conforme aux règles.

Pour déterminer une date d'assemblée générale, nous utilisons un Doodle. Pouvons-nous encore automatiser cela ?

Actuellement, il n'y a pas d'intégration directe pour ce processus. Cependant, vous pouvez créer un lien Doodle et l'ajouter à l'invitation pour votre assemblée générale. Une fois que les participants ont choisi une date appropriée via Doodle, vous pouvez modifier l'assemblée générale et définir la date définitive.

Réduction des votes, comment cela fonctionne-t-il exactement dans OpenACP ?

Une personne ne peut pas avoir plus de parts que la somme des autres parts présentes à la réunion. Cette part est donc toujours égalisée à la somme des autres parts présentes si elle est inférieure. Le programme veille automatiquement à ce que cela soit respecté.

Est-il possible de désactiver le forum ?

Pour ajuster l'accès au forum, allez directement dans Paramètres dans OpenACP. Ensuite, ouvrez la section Droits d'accès. Ici, vous pouvez désactiver l'option Consulter le forum en décochant la case. Cela limite l'accès au forum.

Comment puis-je vérifier si mes e-mails ont été envoyés ?

Vous pouvez retrouver les e-mails envoyés sous Communication puis dans le Journal des e-mails. Ici, vous obtenez un aperçu de tous les messages envoyés.

Quels messages arrivent dans ma “boîte de réception” ?

Ici arrivent les réponses aux e-mails envoyés via le programme. Pensez par exemple aux réponses à l'e-mail avec une invitation pour le paiement d'un acompte.

​En tant que syndic volontaire, je ne peux pas voir le forum ? Comment puis-je le voir ?

Le forum est exclusivement accessible via la page propriétaire. Vous pouvez le consulter en cliquant en haut à droite de l'écran sur Afficher la page propriétaire.

Pourquoi une adresse e-mail est-elle invalide ?

Cela se produit lorsque l'adresse e-mail est incorrecte ou lorsque les e-mails envoyés depuis OpenACP ne sont pas livrés (ou sont rejetés). Les causes possibles sont une boîte de réception pleine, des e-mails qui arrivent systématiquement dans le dossier spam ou indésirable, ou des problèmes avec le serveur de messagerie.

Un copropriétaire est désinscrit. Qu'est-ce que cela signifie ?

Si un copropriétaire s'est désinscrit des e-mails, il/elle ne reçoit plus que les e-mails relatifs aux acomptes du syndic. Les autres e-mails, tels que les messages, signalements et mises à jour, ne sont plus envoyés.

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Comment créer des identifiants pour les copropriétaires ou les locataires ?

Pour ajouter un copropriétaire, allez dans le menu Copropriété et sélectionnez ensuite Copropriétaires. Dans l'onglet pertinent, vous pouvez associer le bon lot au copropriétaire et définir le type d'utilisateur (par exemple propriétaire, locataire ou visiteur). Attention : une fois la comptabilité activée, vous ne pouvez plus ajouter de nouveaux utilisateurs. Assurez-vous donc que tous les utilisateurs sont correctement saisis avant d'activer la comptabilité.

Un propriétaire ne peut pas voir son décompte individuel ?

Dans les paramètres, vous pouvez déterminer dans les Droits d'accès à quoi chaque copropriétaire a accès. Ici, vous pouvez définir pour chaque type d'utilisateur, comme les propriétaires, locataires et visiteurs, quels documents ils peuvent consulter. En cochant ou décochant les bonnes options, vous gérez facilement les droits d'accès.

Où puis-je saisir les membres de la copropriété ?

Pour ajouter un membre au conseil de copropriété, allez d'abord dans le menu Copropriété. Sélectionnez ensuite la section Conseil de copropriété. Ici, cliquez sur Ajouter un membre au conseil de copropriété. Ensuite, choisissez la fonction (comme président, assesseur, secrétaire, commissaire aux comptes, assistant-syndic ou membre) et sélectionnez le membre souhaité.

Je suis un utilisateur du programme via mon syndic. Je reçois un signalement que mes identifiants sont incorrects.

Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur l'option Mot de passe oublié ? sur la page de connexion. Suivez ensuite les instructions pour définir un nouveau mot de passe.

Comment désactiver un ancien copropriétaire afin qu'il n'ait plus accès à la plateforme OpenACP ?

Un ancien propriétaire conserve l'accès aux données sur la plateforme jusqu'à la date de fin du lot. Après cette date, l'accès est automatiquement terminé.

Les documents sont-ils toujours visibles pour les copropriétaires ?

Vous pouvez déterminer qui a accès à quels documents via les paramètres et les catégories de fichiers. Ici, vous pouvez créer vos propres catégories et attribuer des documents spécifiques.

Puis-je donner accès à un autre copropriétaire à la plateforme d'administration OpenACP ?

Vous pouvez simplement transmettre l'adresse e-mail via [email protected] ou la fonction de chat. Nous nous assurerons ensuite qu'elle soit ajoutée.

Quand un copropriétaire est-il désinscrit pour recevoir des e-mails ?

La désinscription peut se faire de 3 manières : 1. L'utilisateur clique sur le bouton de désinscription en bas d'un e-mail 2. L'utilisateur sélectionne dans son profil de ne plus recevoir d'e-mails 3. Le fournisseur de messagerie nous a envoyé un signal : "SPAM" ou "DÉSINSCRIPTION". Cela signifie que nos e-mails ont été marqués plusieurs fois comme spam ou ne sont pas acceptés par le fournisseur de messagerie en raison, par exemple, d'une boîte aux lettres pleine.

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Quels documents puis-je obtenir via le programme ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de tous les documents que vous pouvez obtenir :

* Via Copropriétaires > exporter

Comment peut-on charger des documents dans la rubrique documents sans les lier à une réunion ?

Lorsque vous ajoutez un document, sélectionnez une autre catégorie que Assemblée Générale pour le catégoriser correctement.

Y a-t-il une taille maximale de fichier pour le téléchargement de documents ?

Oui, les fichiers peuvent avoir une taille maximale de 100 Mo.

Tous les modules sont-ils inclus dans la licence ?

Oui, tous les modules sont inclus dans la licence. Seule l'importation automatique des relevés bancaires via Codabox n'est pas incluse.

Le service d'assistance est-il toujours disponible et y a-t-il des frais associés ?

Le service d'assistance est inclus et accessible en semaine de 9h à 17h pour les questions techniques sur la plateforme. Pour des questions plus complexes, telles que des questions financières ou juridiques, vous pouvez contacter un syndic-conseil via le système de crédits. Exemple de question d'expertise sur la comptabilité : « Je dois saisir mon bilan d’ouverture dans la plateforme, mais je ne sais pas exactement où attribuer certains coûts et revenus. Pouvez-vous m'aider ? »

Quand vais-je recevoir ma facture d'OpenVME ?

Dans Paramètres et Factures, une facture proforma est prête. Une fois le paiement effectué, la facture définitive apparaît dans Factures et est également envoyée par e-mail.

Je reçois un signalement de facture impayée sur la plateforme alors que j'ai payé ?

Si vous n'avez pas payé en ligne via la plateforme, nous devons vérifier cela manuellement. Contactez-nous via le chat et nous vous aiderons.

Informez-vous le syndic volontaire des changements dans la législation ?

La plateforme garantit que la comptabilité est conforme à la législation la plus récente de l'ACP. Toute modification législative est automatiquement traitée et les mises à jour pertinentes sont communiquées aux clients. De plus, les modifications juridiques sont automatiquement ajoutées aux points de réunion standard. Pour des questions spécifiques, vous pouvez contacter le syndic-conseil via le Centre d’expertise.

Puis-je modifier les données de départ d'un des copropriétaires ?

Oui, vous pouvez le faire via comptabilité > exercice > modifier exercice > données de départ des copropriétaires.

Attention : cela n'est possible que pour le premier exercice

Puis-je utiliser OpenACP simultanément sur différents appareils ?

Vous pouvez vous connecter de manière illimitée à la plateforme depuis différents appareils. Cependant, notez que si vous travaillez simultanément sur les mêmes écrans, les informations peuvent ne pas rester à jour sans actualiser la page.

Une sauvegarde du système est-elle effectuée ?

Oui, nous effectuons une sauvegarde de vos données dans le cloud pour garantir la sécurité et la disponibilité.

Comment les données sont-elles protégées ?

Chez OpenACP, la sécurité de vos données est primordiale. Notre serveur dédié est hébergé en Europe, et nous utilisons les dernières versions du système d'exploitation, des logiciels de base de données et du framework, et effectuons régulièrement des mises à jour de sécurité. Vos données sont sécurisées autant que possible avec les techniques cryptographiques les plus récentes pour une sécurité maximale. Nous ne stockons que les données nécessaires pour le syndic et utilisons des cookies anonymisés pour garantir votre confidentialité. Vos données sont entre de bonnes mains avec nous.

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Comment enregistrer la vente d'un appartement ? Je dois fournir les informations à l'agent immobilier et au notaire. Puis-je automatiser cela ?

Vous pouvez gérer la vente d'une propriété via le menu “Copropriété”. Dans ce menu, naviguez vers “Lots” et choisissez l'option “Vente de lot”. La plateforme vous guide étape par étape dans le traitement administratif de la vente. Une fois l'acheteur connu, vous pouvez entrer les données de vente dans le système. Ensuite, vous devez indiquer les lots vendus au sein de la plateforme. À la fin du processus, vous confirmez toutes les données saisies pour finaliser la vente.

Puis-je également enregistrer mon assurance de Syndic dans OpenACP ?

Vous pouvez le faire en allant dans Paramètres puis dans Assurances. Ici, vous pouvez ajouter toutes vos assurances.

J'ai besoin d'une assurance en tant que Syndic. OpenACP peut-il m'aider ?

Nous serons ravis de vous aider ! Vous pouvez demander votre assurance via le Centre d’expertise, où vous pouvez entrer en contact direct avec un courtier en assurances indépendant qui vous aidera.

Puis-je enregistrer des compteurs ou saisir des relevés de compteurs dans OpenACP ?

Non, il n'est pas possible d'enregistrer des compteurs ou de saisir des relevés de compteurs dans OpenACP. De plus, les relevés de compteurs ne peuvent pas être associés à des fournisseurs.

Quelle est la différence entre assistant syndic et commissaire aux comptes ?

L'assistant syndic aide le syndic. C'est un propriétaire ordinaire et il n'a pas de droits supplémentaires. Le commissaire aux comptes peut voir une version en lecture seule de la comptabilité.

Je souhaite rédiger un contrat entre l'ACP et le syndic volontaire. Comment faire ?

Vous trouverez un modèle de contrat dans votre OpenACP.

Vous y verrez alors un exemple que vous pouvez remplir et utiliser.