Étape 1 : Contrôle
La première étape est le contrôle préalable. Avant de pouvoir continuer avec l'activation de votre gestion financière, vous devez :
Avoir configuré au moins un compte pour le fonds de roulement - via Paramètres > Comptes bancaires.
Avoir associé chaque lot au moins un propriétaire - via Copropriété > membres.
Saisir au moins une clé de répartition - via Copropriété > Clés de répartition.
Avoir rempli les quotités pour tous les lots comme indiqué dans l'acte base - via Copropriété > Lots.
Étape 2 : Création de l'exercice
Ensuite, saisissez la date de début et de fin de l'exercice. Un exercice comptable dure normalement un an, mais cela peut varier.
Étape 3 : Votre bilan d’ouverture
Ensuite, nous allons saisir le bilan d’ouverture de votre ACP. Ici, vous saisissez l'état des lieux de votre ACP au début de l'exercice.
Saisissez les soldes de départ de vos propriétaires sous comptes des propriétaires. Ce sont en d'autres termes les montants à payer ou à recevoir du décompte final du précédent syndic.
Sous fournisseurs, saisissez les factures en attente de vos fournisseurs. Ce sont les montants déjà réglés à vos copropriétaires, mais pas encore payés.
Sous fonds de roulement et fonds de réserve , saisissez le montant figurant sur ces comptes.
Vous pouvez toujours ajuster le bilan d’ouverture dans votre premier exercice après avoir activé la gestion financière. Pour savoir comment faire, cliquez ici.
💡 Astuce : Vous n'êtes pas sûr de la manière de remplir ces informations ? Cliquez sur le petit i à côté du compte ou faites appel à l'aide d'un expert via le Centre d’expertise.
Actif
400 Comptes des propriétaires : ici, vous saisissez les dettes ou créances que vous avez au début de l'exercice de vos copropriétaires. C'est généralement le montant à recevoir ou à payer après le décompte de l'exercice précédent.
550 Fonds de réserve : ici, vous saisissez le montant figurant sur le compte de réserve au début de l'exercice.
551 Fonds de roulement : ici, vous saisissez le montant figurant sur votre compte de travail au début de l'exercice.
Passif
440 Fournisseurs : Toutes les dettes ou créances de vos fournisseurs sont à renseigner ici par fournisseur. Il s'agit donc des factures ou notes de crédit en attente de l'exercice précédent.
499 compte d'attente : ce compte est utilisé pour garer des montants que vous ne souhaitez pas encore régler. Vous pouvez y inscrire un montant positif ou négatif. Les coûts ou revenus reportés en sont un exemple. Ce compte est habituellement vide.
489010 Fonds de réserve : Il s'agit du montant comptable de votre fonds de réserve tel que convenu dans l'ACP. Ce montant peut différer de ce qui est réellement sur le compte (550 Fonds de réserve à l'actif), mais généralement non. Le fonds de réserve est le compte d'épargne de votre ACP.
489020 Fonds de roulement unique : Il s'agit du fonds de roulement permanent de votre ACP. C'est un montant qui n'est pas réglé à la fin de l'exercice et est considéré comme un tampon sur le compte courant.
Le bilan d'ouverture ne doit être saisi qu'une seule fois : lors du démarrage. Pour chaque exercice suivant, le bilan est automatiquement généré sur la base des chiffres de l'exercice précédent.
Étape 4 : Résumé
Après avoir saisi les données de base ci-dessus, vous verrez apparaître le compte de résultat et le bilan. Vérifiez-les bien, si tout est correct, vous pouvez activer la comptabilité en partie double.