Vous créez un nouvel acompte via Comptabilité > Acomptes > Ajouter un acompte.
Vous y remplissez les informations suivantes :
Les informations générales
Le montant de l'acompte
Le contenu du PDF et de l'e-mail qui sera envoyé comme demande
Les informations générales
Indiquez ici l'exercice, le compte sur lequel l'acompte doit être versé et quand vous souhaitez envoyer cet acompte.
Pour fréquence, choisissez si l'acompte est envoyé mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Si vous choisissez immédiatement, l'acompte est immédiatement enregistré dans la comptabilité. Pour toute autre fréquence, l'acompte est enregistré le premier jour du mois/trimestre/an.
⚠️ Attention : si vous effectuez une demande de votre fonds de réserve, il est important de sélectionner le compte de réserve sous Compte bancaire. Cela garantit que votre fonds de réserve augmente. C'est le seul moyen d'augmenter votre fonds de réserve.
Le montant de l'acompte
Vous pouvez répartir le montant avec une clé de répartition ou par type de lot, ou choisir de le faire manuellement.
Cliquez sur Répartir selon la clé de répartition ou Répartir selon le type de lot. Ensuite, saisissez le montant et cliquez sur Calculer pour répartir le montant entre les lots. Vous pouvez également saisir manuellement un montant par lot.
Le contenu du PDF et de l'e-mail
Vous trouverez ici un modèle pour la demande de l'acompte, que vous pouvez adapter.
Pour envoyer la demande aussi par e-mail, cochez en bas Envoyer une instruction de paiement par e-mail. Vous pouvez alors également modifier le contenu de l'e-mail.
❗ Important :
Après l'ajout d'un acompte, les différentes écritures sont créées dans votre journal (Comptabilité > Journal).
Si vous supprimez un acompte, les écritures correspondantes sont aussi supprimées.
Si vous laissez le montant à 0 € pour un lot, aucun acompte n'est créé.
Gérer et télécharger les acomptes
Après l'enregistrement, vous trouverez l'acompte et les paiements via Comptabilité > Acomptes. Vous pouvez y consulter les demandes en cours et les acomptes déjà demandés.
Si vous cliquez sur un acompte, vous verrez les détails des écritures par copropriétaire. Pour un acompte déjà demandé, vous pouvez télécharger le fichier PDF avec les instructions de paiement via Description.
Via Communication > Journal des e-mails, vous pouvez suivre qui a reçu et ouvert l'e-mail.
💡 Astuce : vous pouvez aussi télécharger toutes les instructions de paiement en cliquant sur l'icône de téléchargement à droite de l'acompte sous Déjà demandé.
❓ Questions fréquentes
Comment envoyer des rappels pour les acomptes impayés ?
Comment envoyer des rappels pour les acomptes impayés ?
Vous le faites via Comptabilité > Solde des copropriétaires. Là, vous pouvez envoyer un rappel en haut à droite à vos copropriétaires pour les acomptes impayés. Vous ne pouvez pas envoyer un rappel pour un acompte spécifique. C'est toujours pour le montant total en attente.
Mon acompte en cours n'a pas été envoyé. Pourquoi ?
Mon acompte en cours n'a pas été envoyé. Pourquoi ?
Les acomptes en cours sont toujours envoyés à 6 h du matin. Un acompte en cours n'est donc jamais envoyé directement après sa création. Il est préférable de ne pas choisir la date d'aujourd'hui pour un acompte en cours.
J'ai créé un mauvais acompte. Que faire ?
J'ai créé un mauvais acompte. Que faire ?
Pas de problème ! Vous pouvez supprimer les acomptes déjà demandés via l'icône de la corbeille. Toutes les écritures seront maintenant supprimées. Vous pouvez maintenant créer un nouvel acompte et choisir de ne pas envoyer d'e-mail. Ainsi, seules les écritures correctes seront créées.
Mes acomptes sont demandés par semestre. Est-ce possible ?
Mes acomptes sont demandés par semestre. Est-ce possible ?
Ce n'est pas possible. Vous pouvez demander par trimestre ou travailler deux fois par an via un acompte unique.