Il arrive que dans un immeuble, le relevé des compteurs soit effectué par une société externe, qui établit un décompte une fois par an et l’envoie au syndic.
Par ailleurs, vous devez néanmoins payer chaque mois des factures d’acompte et, en cas de mazout, il peut y avoir un surplus au moment du décompte.
1. Créer une clé de répartition
Pour répartir correctement ces factures, vous devez utiliser une clé de répartition extraordinaire.
Allez dans Copropriété > Clés de répartition et créez une nouvelle clé. Choisissez l’option « Cette clé suit une répartition exceptionnelle des coûts (pas selon un modèle fixe) » :
Comptabilisez toutes les factures liées à un même relevé de compteur et une même répartition sous la même clé de répartition extraordinaire.
Si vous devez effectuer une répartition extraordinaire tant pour l’eau que pour le mazout, vous devez créer une clé de répartition distincte pour chaque fourniture.
Les paiements de ces factures et acomptes peuvent être effectués comme d’habitude avec les factures/acomptes.
2. Établir le décompte
Au moment du décompte, dans la troisième étape, après avoir sauvegardé, vous aurez la possibilité de cliquer sur votre clé de répartition extraordinaire :
Vous pourrez alors saisir les montants par lot, comme mentionné sur la facture du fournisseur :
3. Décompte
Lorsque vous consultez le décompte par copropriétaire, l’affichage diffère légèrement par rapport à une clé de répartition normale : dans les comptes généraux, sous « votre part », vous verrez « N/A », car cela n’a pas pu être calculé. Mais la somme indiquera le montant correct pour ce lot.