La comptabilité de votre ACP peut sembler complexe, mais le module de comptabilité d'OpenACP rend ce processus simple et clair. Sur cette page, nous expliquons étape par étape comment tenir correctement votre comptabilité dans OpenACP.
Activation de la comptabilité
Avant de pouvoir enregistrer des transactions, le module de comptabilité dans OpenACP doit être activé. Vous saisissez les données comptables historiques afin que la comptabilité commence sur une base correcte.
Enregistrement des factures
Chaque dépense de l'ACP doit être correctement enregistrée. Vous le faites en enregistrant les factures dans OpenACP. Le coût est alors automatiquement réparti entre les propriétaires concernés.
Enregistrement des acomptes/provisions
Vous demandez des acomptes à vos copropriétaires en fonction du capital dont vous avez besoin pour votre fonds de roulement ou fonds de réserve. Dans OpenACP, vous enregistrez ces acomptes afin qu'ils soient correctement pris en compte dans le décompte provisoire et définitif.
Enregistrement des preuves de paiement (relevés bancaires)
Enregistrez tous vos relevés bancaires pour obtenir le solde correct de votre compte bancaire et traiter correctement les transactions. Cela est nécessaire pour associer automatiquement les paiements et les recettes au bon fournisseur/facture ou propriétaire. Vous pouvez ainsi suivre quels propriétaires ou fournisseurs ont encore une dette en suspens.
Suivi du décompte tout au long de l'exercice
Au cours de l'exercice, vous pouvez à tout moment consulter l'état du décompte dans OpenACP. Cela vous offre un aperçu des revenus, des dépenses et de ce que les copropriétaires doivent encore payer ou récupérer. Utilisez ce décompte comme contrôle de votre comptabilité et envoyez-le éventuellement aux copropriétaires pour plus de transparence.
Clôture de l'exercice
À la fin de l'exercice, vous clôturez la comptabilité. OpenACP ouvre un nouvel exercice et génère automatiquement le décompte définitif, dans lequel tous les coûts et paiements sont correctement attribués aux copropriétaires.
Publication du décompte
Après la clôture de l'exercice, le décompte est publié. Cela signifie que les coûts et éventuels remboursements sont officiellement enregistrés et visibles pour tous les copropriétaires. Ensuite, vous pouvez trouver et envoyer ce décompte définitif dans Comptabilité > Décomptes > Exercices précédents (en haut à droite).
Démarrage de votre nouvel exercice
Après la clôture de l'exercice, un nouvel exercice est automatiquement démarré. Toutes les informations que vous avez saisies dans l'exercice précédent sont utilisées pour créer une base correcte pour l'exercice suivant.