Avec la fonction Correspondance, vous créez et envoyez facilement des documents et des e-mails à vos copropriétaires. Cela peut concerner des lettres standard telles que des rappels ou des contrats, ou des communications personnalisées.
Voici comment procéder :
Allez à Communication > Correspondance.
Cliquez sur Créer une correspondance.
Choisissez la catégorie en fonction du contenu de votre correspondance.
Sélectionnez un modèle existant ou choisissez d'écrire entièrement le contenu vous-même via un modèle vierge. Vous pouvez également modifier les modèles existants. Enregistrez comme brouillon.
Indiquez dans Paramètres si vous souhaitez envoyer la correspondance par e-mail ou non, et à qui.
Téléchargez dans Pièces jointes des documents supplémentaires que vous souhaitez ajouter à l'e-mail.
Publiez la correspondance en cliquant sur Publier.
Vous trouverez la nouvelle lettre maintenant dans l'aperçu via Communication > Correspondance. Si vous ouvrez une correspondance, vous pouvez la télécharger en pdf et si vous l'avez également envoyée par e-mail, vous pouvez voir via l'onglet Correspondance qui a reçu et ouvert l'e-mail.
💡Astuce : donnez un nom à votre correspondance via l'onglet Paramètres. Cela permet de garder un aperçu clair de vos correspondances.
Modèles disponibles
OpenACP propose une série de modèles standard que vous pouvez utiliser lors de la rédaction d'une correspondance. Voici un aperçu par catégorie :
Contrats
Accord entre l'ACP et le syndic
Documents personnels
Rappel pour libérer les parties communes
Formulaire de choix de communication
Que faire en cas de nuisance
Directives pour le déménagement
Prime de rénovation
Notification de violation du RIO
Présentation au nouveau propriétaire