Avec la fonction Correspondance, vous créez et envoyez facilement des documents et des e-mails à vos copropriétaires. Cela peut concerner des lettres standard telles que des rappels ou des contrats ou des communications personnalisées.
Voici comment procéder :
Allez à Documents > Correspondance.
Cliquez sur Créer une correspondance.
Choisissez la catégorie en fonction du contenu de votre correspondance.
Sélectionnez un modèle existant ou choisissez d'écrire entièrement le contenu vous-même via un modèle vide. Vous pouvez également modifier les modèles existants.
Enregistrez comme brouillon.Indiquez dans Paramètres si vous souhaitez envoyer la correspondance par e-mail ou non, et à qui.
Téléchargez dans Pièces jointes des documents supplémentaires que vous souhaitez ajouter à l'e-mail.
Publiez la correspondance en cliquant sur Publier.
Vous trouverez la nouvelle lettre maintenant dans l'aperçu via Communication > Correspondance. Si vous ouvrez une correspondance, vous pouvez la télécharger en PDF et si vous l'avez aussi envoyée par e-mail, vous pouvez voir via l'onglet Correspondance qui a reçu et ouvert l'e-mail.
💡 Astuce : donnez un nom à votre correspondance via l'onglet Paramètres. Cela permet de garder un aperçu clair de vos correspondances.
Voici un aperçu de tous les modèles :
Communication et information
Formulaire de choix de mode de communication
Que faire en cas de nuisance
Directives en cas de déménagement
Bienvenue, copropriétaire !
Gestion & Règlement
Veuillez libérer les parties communes
Notification d'infraction au règlement intérieur
Prime de rénovation
Contrats
Convention entre l'association des copropriétaires et le syndic