Commencer un nouveau document
Allez dans Documents > Ajouter > + Créer un document.
Vous arrivez ensuite sur une page où vous pouvez choisir entre :
Un modèle prédéfini (voir l'aperçu ci-dessous)
Un tout nouveau document vierge
Vous avez choisi un modèle ? Vous pourrez encore le modifier entièrement pour l'adapter à votre situation.
Modèles disponibles
Décision écrite unanime (vierge) – Utilisez ce modèle pour faire prendre une décision en dehors de l'Assemblée Générale, lorsque tous les copropriétaires sont unanimement d'accord et signent. Vous remplissez vous-même l'objet précis de la décision.
Décision écrite unanime – démission et nomination du syndic – Utilisez ce modèle spécifiquement pour la nomination ou la démission d'un syndic par décision unanime.
Décision écrite unanime – démarrage de l'ACP – Utilisez ce modèle lors du lancement d'une nouvelle ACP.
Accord sur les préférences de communication – Utilisez ce document pour demander aux copropriétaires de confirmer numériquement (une seule fois) qu'ils acceptent de communiquer via OpenACP et par e-mail plutôt que par courrier postal ou recommandé. Ce document signé est indispensable pour éviter toute discussion ultérieure.
Accord RGPD – Utilisez ce document pour informer les copropriétaires du traitement de leurs données à caractère personnel, conformément au RGPD. Il est signé une seule fois lors de l'adhésion et doit être signé par chaque copropriétaire.
Convention avec le Syndic-Copropriétaire – Utilisez ce document pour établir le contrat entre l'ACP et le syndic-copropriétaire, comme l'exige la loi (Livre 3 du Code Civil, art. 3.88 et suivants). Il doit être signé par le président de l'Assemblée Générale et par le syndic-copropriétaire lui-même.
Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) – Utilisez ce document pour fixer les règles de vie pratiques et les accords organisationnels de la copropriété. Le ROI est le document le plus accessible et le plus adaptable des statuts ; il peut être modifié par l'Assemblée Générale à la majorité absolue simple.
❗ Bon à savoir : Dans les modèles, certaines données de votre ACP sont automatiquement pré-remplies, telles que l'adresse, le nom et le numéro BCE. Ces informations proviennent des paramètres de votre ACP dans OpenACP et apparaissent sous forme de paramètres, par exemple [immeuble.nom].
Rédiger le document ou modifier le modèle
Après avoir choisi un modèle ou un document vierge, vous pouvez :
Ajouter des paragraphes
Déplacer des paragraphes
Modifier des paragraphes
Modifier le titre
Activer ou désactiver la numérotation
Modifier le niveau d'un paragraphe
❗ Le document est automatiquement enregistré pendant que vous le modifiez. Vous pouvez toujours continuer à y travailler plus tard. Il apparaîtra alors sous le statut Brouillon dans votre liste de documents.
Aperçu et enregistrement
Cliquez sur Vers l'aperçu lorsque vous avez terminé. Ici, vous pouvez :
Ajouter une description, un type et des tags
Choisir qui peut voir le document
Cocher la case en bas si vous souhaitez que le document soit envoyé par e-mail aux personnes avec lesquelles vous le partagez
Cliquez ensuite sur Enregistrer. Le document est maintenant ajouté à votre aperçu des documents.
Que pouvez-vous faire d'autre avec un document enregistré ?
Via les trois petits points à côté du document, vous pouvez :
Modifier – pour adapter à nouveau le document
À signer – pour envoyer le document afin de le faire signer numériquement (par exemple, pour une décision écrite unanime)
