Zorg er allereerst voor dat je de vergadering goed voorbereid hebt en dat alle mede-eigenaars uitgenodigd zijn. Lees hier hoe je dat doet.
Door je vergadering via OpenVME te houden zorg je ervoor dat de vergadering gestructureerd en correct verloopt. Zo kun je de stemmingen uitvoeren, de dagorde overlopen, de aanwezigheden beheren en automatisch een verslag laten opmaken.
Om te starten klik je op vergadering starten of deelnemen.
1. Aanwezigheden registreren
Registreer eerst de aanwezigen. Als er een volmacht is toegevoegd bij een mede-eigenaar, wordt hier automatisch rekening mee gehouden. Voor een rechtsgeldige vergadering moet minstens 50% + 1 van de aandelen aanwezig zijn.
⚠️ Let op: Als één aanwezige meer stemmen vertegenwoordigt dan de som van de rest, wordt zijn stemgewicht gelijkgesteld aan dat van de overige aanwezigen samen.
Als je de aanwezigheden hebt ingegeven, klik je rechtsboven op Begin vergadering.
❗Je kunt de aanwezigheidslijst uploaden of afdrukken via de knoppen rechtsboven.
2. Dagorde doorlopen
De volgende stap is het doorlopen van de dagorde. Wanneer jouw mede-eigenaars in hun eigenaarsportaal inloggen, kunnen ze in real-time de agendapunten en het verslag meevolgen.
Kijk hieronder hoe dit precies werkt. Links zie je de mede-eigenaars weergave, rechts de syndicus weergave.
Mede-eigenaar Syndicus
3. Stemmen
Je kunt als syndicus kiezen om:
Zelf alle stemmen in te geven.
Mede-eigenaars zelf te laten stemmen in hun eigenaarsportaal.
Elke stemming kan Ja, Nee of Onthouding zijn. Stemmen kan enkel wanneer je de knop Stemmen toegelaten hebt aanstaan.
💡 Tip: Behoud als syndicus de controle over het stemmen door de knop Stemmen toegelaten enkel aan te zetten tijdens het stemmen en deze af te zetten wanneer er niet gestemd moet worden.
Een unanieme stem voor of tegen kan in één keer ingegeven worden via Unaniem VOOR of Unaniem TEGEN.
Zodra er gestemd is over een agendapunt, sluit je dit punt af. Wanneer de hele dagorde is overlopen, klik je op Stemming beëindigen.
Lees hier meer over hoe stemmingen precies verlopen in je AV
4. Het vergaderverslag
Na afloop van de vergadering wordt automatisch een vergaderverslag gegenereerd. Je kunt het verslag nog aanpassen of de stemming heropenen indien nodig.
Als iedereen akkoord is, kan het verslag ondertekend en meteen verstuurd worden naar alle mede-eigenaars.
Je kunt het verslag:
Digitaal versturen
De pdf downloaden.
Je kan deze dan achteraf uploaden bij je documenten en koppelen aan de juiste vergadering.
De mede-eigenaars kunnen het verslag raadplegen via hun eigenaarsportaal via Algemene vergadering > Overzicht.
