Zodra de datum voor je volgende algemene vergadering vaststaat, plan je hem best al in OpenVME. Ga hiervoor naar Algemene vergadering > Overzicht > Algemene vergadering toevoegen.

Allereerst kies je het type vergadering. 'Algemene vergadering' is hier de gebruikelijkste optie.

Met OpenVME kun je je vergadering niet alleen fysiek voeren, maar ook online of hybride (waarbij deelnemers zowel op locatie als online kunnen meevolgen). In geval van een online of hybride meeting voeg je de link naar de videomeeting toe via Videomeeting > URL. Deze link wordt mee in de uitnodiging geplaatst.

Hiernaast geef je de titel, plaats en datum & uur in van de vergadering met eventueel een inleiding.

Voor het toevoegen van agendapunten aan de dagorde zijn er vier opties tijdens de stap Dagorde > Vergaderpunt toevoegen:

Bij de stap Documenten upload je de bestanden die je op voorhand wil delen met je deelnemers (bijvoorbeeld een offerte). Deze documenten kun je ook als bijlage meesturen met de uitnodiging.

Deze documenten worden automatisch ook in het gelijknamige menupunt Documenten opgeslagen.

Als een van de mede-eigenaars niet aanwezig kan zijn, kan deze een volmacht geven. Deze volmacht(en) voeg je in deze stap toe.

Hierbij selecteer je een Volmachtgever en een Lasthebber. De lasthebber kan een andere mede-eigenaar zijn, of een extern persoon.

Bij de uitnodiging kun je een sjabloon voor de volmacht toevoegen die de volmachtgever ondertekent. Een schriftelijke volmacht is wettelijk verplicht; een e-mail volstaat niet, omdat de volmacht formeel schriftelijk opgesteld, gedateerd en ondertekend moet zijn.

De volgende stap is het officieel aankondigen van de vergadering en het uitnodigen van de deelnemers. OpenVME geeft je een sjabloon voor de uitnodigingsmail. Deze kun je nog aanpassen indien gewenst.

Onderaan selecteer je wat je precies wil meesturen in de bijlage. Vink zeker ook aan dat de aankondiging per e-mail wordt gestuurd. Je kunt de uitnodiging ook afdrukken en per post versturen naar deelnemers die liever geen mails ontvangen.

Wanneer je klikt op Opslaan wordt de uitnodiging opgeslagen, maar nog niet verzonden. Om deze te verzenden, klik je op Aankondigen.

Nadat je de vergadering hebt aangekondigd, krijg je een overzicht van alle deelnemers en kun je per deelname de uitnodiging downloaden. Dit is handig voor deelnemers die liever per post dan per e-mail uitgenodigd worden.

Via Communicatie > Briefwisseling > Logboek kun je de verzonden uitnodigingen raadplegen en opvolgen of ze correct verzonden en geopend zijn.

Wanneer het zover is, ga je ook via OpenVME je vergadering houden. Zo kun je de stemmingen vlotter laten verlopen, automatisch een verslag aanmaken, aanwezigheden noteren, en meer.