Zorg er allereerst voor dat je de vergadering goed voorbereid hebt en dat alle mede-eigenaars uitgenodigd zijn. Lees hier hoe je dat doet.
Door je vergadering via OpenVME te houden zorg je ervoor dat de vergadering gestructureerd en correct verloopt. Zo kun je de stemmingen uitvoeren, de dagorde overlopen, de aanwezigheden beheren en automatisch een verslag laten opmaken.
Om te starten klik je op vergadering starten of deelnemen.
Aanwezigheden
Neem allereerst de aanwezigheden op. Als er voor een van de mede-eigenaars een volmacht is ingegeven, wordt hier automatisch rekening mee gehouden. Om de vergadering rechtsgeldig te kunnen laten doorgaan moet er 50%+1 van de aandelen aanwezig zijn.
⚠️Let op: Stemreductie; Indien één van de aanwezigen meer stemmen vertegenwoordigd dan de som van de rest van de aanwezigen wordt zijn aandeel gelijk gesteld aan de som van de andere aanwezige aandelen.
Als je de aanwezigheden hebt ingegeven, klik je rechtsboven op Begin vergadering.
Je kunt de aanwezigheidslijst uploaden of afdrukken via de gelijknamige knoppen rechtsboven.
Dagorde
Als de vergadering rechtsgeldig kan doorgaan, doorloop je de dagorde.
Bij sommige agendapunten op de dagorde moet er gestemd worden, ook dit doe je in OpenVME.
Stemmen
De syndicus kiezen om alle stemmen manueel in te geven, of om de mede-eigenaars zelf te laten stemmen via hun eigenaarsportaal in OpenVME. Je hebt de keuze tussen ja, nee en onthouding.
💡 Tip: Behoud als syndicus de controle over het stemmen door de knop Stemmen toegelaten enkel aan te zetten tijdens het stemmen.
Een unanieme stem voor of tegen kan in één keer ingegeven worden via Unaniem VOOR of Unaniem TEGEN.
Zodra er gestemd is over een agendapunt, sluit je dit punt af. Wanneer de hele dagorde is overlopen, klik je op Stemming beëindigen.
Vergaderverslag
Na het bespreken van alle agendapunten krijg je een kant-en-klaar vergaderverslag. Als je nog iets vergeten bent, kun je altijd de stemming en het verslag heropenen.
Als iedereen akkoord gaat met het vergaderverslag, kan het ondertekend worden en bezorgd aan elke mede-eigenaar direct na de vergadering.
Je kunt het verslag digitaal of op papier uitschrijven. Als je kiest voor papier kun je het verslag via Documenten nog eens extra linken aan de specifieke algemene vergadering.
Ten slotte kun je het verslag versturen. De VME kan het verslag raadplegen en downloaden via Algemene vergaderingen > Overzicht.