Je maakt een nieuw voorschot aan via Boekhouding > Voorschotten > Voorschot toevoegen.
Daar vul je volgende gegevens in:
De algemene gegevens
Het bedrag van het voorschot
De inhoud van de pdf en mail die als opvraging verzonden wordt
De algemene gegevens
Geef hier het boekjaar in, de rekening waarop het voorschot gestort moet worden en wanneer je dit voorschot wil uitsturen.
Bij frequentie kies je of het voorschot maandelijks, jaarlijks of per kwartaal uitgestuurd wordt. Als je voor onmiddellijk kiest, wordt het voorschot onmiddellijk ingeboekt in de boekhouding. Bij elke andere frequentie wordt op de eerste dag van de maand/kwartaal/jaar het voorschot ingeboekt.
⚠️ Let op: doe je een opvraging van je reservekapitaal, dan is het belangrijk dat je de reserverekening selecteert bij Bankrekening. Zo zorg je ervoor dat je reservekapitaal verhoogt. Dit is de enige manier om je reservekapitaal te verhogen.
Het bedrag van het voorschot
Je kunt het bedrag met een verdeelsleutel of per type kavel laten verdelen, of ervoor kiezen dit manueel te doen.
De inhoud van de pdf en mail
Hier vind je een sjabloon voor de opvraging van het voorschot, deze kun je aanpassen.
Om de opvraging ook via mail te versturen, vink je onderaan Verzend een betalingsinstructie per mail aan. Je kan dan ook de inhoud van de mail nog aanpassen.
Belangrijk:
Na het toevoegen van een voorschot worden de verschillende boekingen aangemaakt in je journaal (Boekhouding > Journaal).
Als je een voorschot verwijdert, worden de bijbehorende boekingen ook verwijderd.
Als je voor een kavel het bedrag op € 0 laat wordt er geen voorschot aangemaakt.
Voorschotten beheren en downloaden
Na het inboeken vind je het voorschot en de betalingen terug via Boekhouding > Voorschotten. Je kunt daar de lopende opvragingen en de reeds opgevraagde voorschotten bekijken.
Als je op een voorschot klikt, krijg je de details van de boekingen per mede-eigenaar te zien. Bij een reeds opgevraagd voorschot kun je via Omschrijving het pdf-bestand met de betaalinstructies downloaden.
Via Communicatie > Logboek kun je opvolgen wie de mail ontvangen en geopend heeft.
💡Tip: je kunt ook alle betaalinstructies downloaden door te klikken op het download-icoon rechts van het voorschot bij Reeds opgevraagd.
❓ Veelgestelde vragen
Hoe stuur ik herinneringen voor onbetaalde voorschotten?
Hoe stuur ik herinneringen voor onbetaalde voorschotten?
Dit doe je via boekhouding > saldo mede-eigenaars. Daar kan je rechtsboven een herinnering uitsturen naar je mede-eigenaars voor de onbetaalde voorschot(ten). Je kan geen herinnering sturen voor 1 specifiek voorschot. Dit is altijd voor het totaal openstaande bedrag.
Mijn lopend voorschot is niet uitgestuurd. Hoe komt dit?
Mijn lopend voorschot is niet uitgestuurd. Hoe komt dit?
Lopende voorschotten worden altijd verstuurd om 6u 's ochtends. Een lopend voorschot wordt dus nooit direct uitgestuurd na het aanmaken hiervan. Je kiest best niet de datum van vandaag voor een lopend voorschot.
Ik heb een verkeerd voorschot aangemaakt. Wat nu?
Ik heb een verkeerd voorschot aangemaakt. Wat nu?
Geen probleem! Je kan Reeds opgevraagde voorschotten verwijderen via het vuilbak icoon. Alle boekingen zullen nu verwijderd worden. Je kan nu opnieuw een voorschot aanmaken en je kan dan kiezen om geen mail uit te sturen. Zo worden enkel de juiste boekingen aangemaakt.
Mijn voorschotten worden opgevraagd per half jaar. Kan dit?
Mijn voorschotten worden opgevraagd per half jaar. Kan dit?
Dat is niet mogelijk. Je kan of per kwartaal vragen of 2x per jaar via een éénmalig voorschot werken.