Het komt voor dat in een gebouw de meteropname door een extern bedrijf gebeurt dat eenmaal per jaar een afrekening maakt en deze naar de syndicus doorstuurt.
Daarnaast dien je wel maandelijks voorschotfacturen te betalen en is er in het geval van stookolie een overschot op het moment van afrekenen.
1. Verdeelsleutel opmaken
Om deze facturen correct af te rekenen gebruik je een bijzondere verdeelsleutel.
Om een bijzondere verdeelsleutel toe te voegen, ga je naar Mede-eigendom > Verdeelsleutels > Verdeelsleutel toevoegen. Kies bij de opties voor 'Deze sleutel volgt een uitzonderlijke verdeling van de kosten (niet volgens vast patroon)'.
Boek alle facturen die onder één meteropname en -verdeling vallen onder dezelfde uitzonderlijke verdeelsleutel.
Als je zowel water als stookolie volgens een uitzonderlijke verdeling moet boeken, maak je voor beide nutsvoorzieningen een aparte uitzonderlijke verdeelsleutel aan.
De betalingen van die facturen en voorschotten kun je op de gebruikelijke manier afpunten met de facturen/voorschotten.
2. Afrekening opmaken
Op het moment van afrekenen krijg je in de derde stap van de afrekening de mogelijkheid om bij de verdeelsleutels op jouw uitzonderlijke verdeelsleutel te klikken:
Daarna kun je voor deze sleutel de bedragen invullen per kavel, zoals op de factuur van de leverancier vermeld:
3. Afrekening
Wanneer je per eigenaar de afrekening bekijkt, wordt deze wat anders weergegeven dan een normale verdeelsleutel: bij de grootboekrekeningen zal bij 'jouw aandeel', 'N/A' staan, aangezien we dit daar niet kunnen berekenen. Maar bij de som zal het correcte bedrag voor deze kavel staan.