Vous créez une nouvelle provision via Gestion financière > Provisions > Ajouter une provision.
Vous y remplissez les informations suivantes :
Les informations générales
Le montant de la provision
Le contenu du PDF et de l'e-mail qui sera envoyé comme demande
Les informations générales
Indiquez ici l'exercice, le compte sur lequel la provision doit être versée et quand vous souhaitez envoyer cette provision.
Pour fréquence, choisissez si la provision est envoyée mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Si vous choisissez immédiatement, la provision est immédiatement enregistrée. Pour toute autre fréquence, la provision est enregistrée le premier jour du mois/trimestre/an.
⚠️ Attention : si vous effectuez une demande de votre fonds de réserve, il est important de sélectionner le compte de réserve sous Compte bancaire. Cela garantit que votre fonds de réserve augmente. C'est le seul moyen d'augmenter votre fonds de réserve.
Le montant de la provision
Vous pouvez répartir le montant avec une clé de répartition ou par type de lot, ou choisir de le faire manuellement.
Cliquez sur Répartir selon la clé de répartition ou Répartir selon le type de lot. Ensuite, saisissez le montant et cliquez sur Calculer pour répartir le montant entre les lots. Vous pouvez également saisir manuellement un montant par lot.
Le contenu du PDF et de l'e-mail
Vous trouverez ici un modèle pour la demande de la provision, que vous pouvez adapter.
Pour envoyer la demande aussi par e-mail, cochez en bas Envoyer une instruction de paiement par e-mail. Vous pouvez alors aussi modifier le contenu de l'e-mail.
❗ Important :
Après l'ajout d'une provision, les différentes écritures sont créées dans votre liste de transactions (Gestion financière > Transactions).
Si vous supprimez une provision, les écritures correspondantes sont aussi supprimées.
Si vous laissez le montant à 0 € pour un lot, aucune provision n'est créé.
Gérer et télécharger les provisions
Après l'enregistrement, vous trouverez la provision et les paiements via Gestion financière > Provisions. Vous pouvez y consulter les demandes en cours et les provisions déjà demandées.
Si vous cliquez sur une provision, vous verrez les détails des écritures par copropriétaire. Pour une provision déjà demandée, vous pouvez télécharger le fichier PDF avec les instructions de paiement via Description.
Via Communication > Journal des e-mails, vous pouvez suivre qui a reçu et ouvert l'e-mail.
💡 Astuce : vous pouvez aussi télécharger toutes les instructions de paiement en cliquant sur l'icône de téléchargement à droite de la provision sous Déjà demandé.
❓ Questions fréquentes
Comment envoyer des rappels pour les provisions impayées ?
Comment envoyer des rappels pour les provisions impayées ?
Vous le faites via Gestion financière > Solde des copropriétaires. Là, vous pouvez envoyer un rappel en haut à droite à vos copropriétaires pour les provisions impayées. Vous ne pouvez pas envoyer un rappel pour une provision spécifique. C'est toujours pour le montant total en attente.
Ma provison en cours n'a pas été envoyée. Pourquoi ?
Ma provison en cours n'a pas été envoyée. Pourquoi ?
Les provisions en cours sont toujours envoyés à 6 h du matin. Une provision en cours n'est donc jamais envoyée directement après sa création. Il est préférable de ne pas choisir la date d'aujourd'hui pour une provision en cours.
J'ai créé une mauvaise provision. Que faire ?
J'ai créé une mauvaise provision. Que faire ?
Pas de problème ! Vous pouvez supprimer les provisions déjà demandées via l'icône de la corbeille. Toutes les écritures seront maintenant supprimées. Vous pouvez maintenant créer une nouvelle provision et choisir de ne pas envoyer d'e-mail. Ainsi, seules les écritures correctes seront créées.
Mes provisions sont demandées par semestre. Est-ce possible ?
Mes provisions sont demandées par semestre. Est-ce possible ?
Ce n'est pas possible. Vous pouvez demander par trimestre ou travailler deux fois par an via une provision unique.
J'ai ajouté une avance pour tous mes propriétaires. Puis-je maintenant mettre à jour ou supprimer l'avance d'un propriétaire ?
J'ai ajouté une avance pour tous mes propriétaires. Puis-je maintenant mettre à jour ou supprimer l'avance d'un propriétaire ?
C'est possible ! Allez dans Gestion financière > Transactions et recherchez l'avance. Vous pouvez la modifier (icône crayon) ou la supprimer (icône corbeille).