Chaque document que vous créez ou ajoutez dans OpenACP peut être signé numériquement par vos copropriétaires. C'est, par exemple, très pratique pour les décisions écrites unanimes : en faisant signer le document numériquement, il devient un document officiel et juridiquement valable pour prendre des décisions en dehors de l'Assemblée Générale.
👉 Vous voulez d'abord savoir comment créer un document ? Consultez l'article Créer des documents.
Étape 1 : Envoyer un document pour signature
À côté du document souhaité, cliquez sur les drie puntjes (trois petits points) et choisissez À signer.
⚠️ Attention : La signature numérique est uniquement possible pour les documents au format PDF.
Étape 2 : Choisir qui doit signer
Vous choisissez qui doit signer le document. Il peut s'agir de :
Gestionnaires
Conseil de copropriété (CdC)
Copropriétaires
Occupants
Tout le monde
Personnes spécifiques
Selon une clé de répartition
Si vous choisissez Selon une clé de répartition, vous sélectionnez ensuite la clé de répartition souhaitée ainsi que la règle de majorité applicable :
100%
75%
2/3
50% + 1
Étape 3 : Vérification et envoi
À l'étape suivante, vous obtenez un aperçu de toutes les personnes qui recevront une invitation à signer le document numériquement.
Compte non activé ? Si quelqu'un n'a pas encore activé son compte OpenACP, vous pouvez envoyer directement une invitation à partir de cet aperçu.
Dès que tout le monde a un compte ou a reçu une invitation, cliquez sur Confirmer et envoyer.
Les signataires reçoivent alors un e-mail leur permettant de signer le document numériquement.
Que se passe-t-il après l'envoi ?
Tous les signataires reçoivent un e-mail contenant un lien pour signer numériquement.
Dès que la majorité requise est atteinte, le document devient juridiquement valable.
Le document signé est ensuite accessible à tous dans la section Documents.
De plus, le propriétaire reçoit une notification directement dans OpenACP indiquant qu'un document est prêt à être signé.
Comment suivre le statut ?
Cliquez sur les trois petits points à côté du document ou sur le document lui-même.
Vous verrez alors un écran de suivi où vous pourrez vérifier qui a déjà signé et qui ne l'a pas encore fait.
Comment un propriétaire signe-t-il le document ?
Lorsque le propriétaire clique sur la notification ou sur le lien dans l'e-mail, il arrive sur une page où il peut signer ou refuser le document.
Pour apposer la signature, plusieurs possibilités s'offrent à lui :
Télécharger un fichier contenant sa signature
Dessiner la signature à l'aide de la souris
Utiliser une signature générée automatiquement
