Zodra je de Peppol-koppeling in OpenVME activeert, kun je facturen automatisch en foutloos via het Peppol-netwerk ontvangen.
Maar: je leveranciers moeten eerst weten dat je Peppol gebruikt, anders blijven ze hun facturen via e-mail of pdf doorsturen.
Laat je leveranciers weten dat je Peppol gebruikt
Je leveranciers moeten in hun facturatiepakket instellen dat ze facturen via Peppol willen versturen naar jouw VME. Dit gebeurt op basis van het KBO-nummer.
Zodra ze dit juist instellen, ontvang jij de facturen automatisch in het financieel beheer van je OpenVME-omgeving.
Geef het KBO-nummer van de VME door
Om Peppol-facturen te kunnen ontvangen, moeten leveranciers de factuur adresseren aan het KBO-nummer van je VME.
Je vindt het KBO-nummer van je VME terug bij Instellingen > Syndicus & KBO.
❗️ Een KBO-nummer is niet hetzelfde als een btw-nummer.
Nog geen KBO-nummer? Vraag er een aan via Xerius of Acerta in het Expertencentrum.
Mailsjabloon
Hieronder vind je een kort standaardbericht dat je kunt gebruiken:
Onderwerp: Facturen voortaan versturen via Peppol
Beste,
Wij ontvangen onze facturen voortaan graag via het Peppol-netwerk.
Gelieve jullie facturatiesysteem zo in te stellen dat facturen via Peppol worden verstuurd naar volgend KBO-nummer van onze VME:
[VME-NAAM] – KBO: [KBO-NUMMER]
Let op: dit is niet het btw-nummer, maar het KBO-nummer van de VME.
Indien nodig kunnen jullie dit KBO-nummer opnemen op elke factuur, zodat het steeds correct wordt verwerkt.
Alvast bedankt om dit in orde te brengen.
Met vriendelijke groeten,
[Naam]
Syndicus / Beheerder