Elk document dat je aanmaakt of toevoegt in OpenVME kan je digitaal laten ondertekenen door je mede-eigenaars. Dit is bijvoorbeeld erg handig bij eenparige schriftelijke beslissingen: door het document digitaal te laten ondertekenen, wordt het een officieel en rechtsgeldig document dat gebruikt kan worden om beslissingen te nemen buiten de Algemene Vergadering om.
Wil je weten hoe je eerst een document aanmaakt? Bekijk dan het artikel
Stap 1: Een document versturen om te ondertekenen
Klik naast het gewenste document op de drie puntjes en kies Te ondertekenen.
⚠️Let op: Digitaal ondertekenen kan enkel bij documenten in PDF formaat.
Stap 2: Kies wie moet ondertekenen
Je kiest wie het document moet ondertekenen. Dit kan zijn:
Beheerders
RVME
Mede-eigenaars
Bewoners
Iedereen
Specifieke personen
Volgens een verdeelsleutel
Kies je voor verdeelsleutel, dan selecteer je vervolgens de gewenste verdeelsleutel én de meerderheidsvereiste die van toepassing is:
100%
75%
2/3
50% + 1
Stap 3: Controle en verstuur
In de volgende stap krijg je een overzicht van iedereen die een uitnodiging zal ontvangen om het document digitaal te ondertekenen.
Heeft iemand zijn OpenVME-account nog niet geactiveerd? Dan kan je vanuit dit overzicht direct een uitnodiging versturen.
Van zodra iedereen een account heeft of een uitnodiging heeft ontvangen, klik je op Bevestigen en versturen.
De ondertekenaars ontvangen nu een e-mail met de mogelijkheid om het document digitaal te ondertekenen.
Wat gebeurt er na het versturen?
Alle ondertekenaars ontvangen een e-mail met een link om digitaal te ondertekenen.
Zodra de vereiste meerderheid bereikt is, is het document rechtsgeldig.
Het ondertekende document is daarna voor iedereen beschikbaar in Documenten.
De eigenaar krijgt daarnaast ook een melding in OpenVME zelf dat er een document klaarstaat om te ondertekenen.
Hoe volg ik de status op?
klik op de drie punten van het document of op het document zelf.
Je krijgt dan onderstaande te zien. Daar kan je opvolgen wie al getekend heeft en wie niet.
Hoe ondertekent een eigenaar het document?
Klikt de eigenaar op de melding of de link in de e-mail, dan komt hij op een pagina terecht waar hij het document kan ondertekenen of weigeren.
Voor het plaatsen van de handtekening zijn er verschillende mogelijkheden:
Een bestand met de handtekening opladen
De handtekening met de muis tekenen
Een automatische handtekening laten plaatsen
