Assurez-vous d'abord que vous avez bien préparé la réunion et que tous les copropriétaires sont invités. Lisez ici comment faire.
En tenant votre réunion via OpenACP, vous vous assurez que la réunion se déroule de manière structurée et correcte. Vous pouvez ainsi effectuer les votes, passer en revue l'ordre du jour, gérer les présences et générer automatiquement un rapport.
Pour commencer, cliquez sur démarrer la réunion ou participer.
1. Enregistrer les présences
Enregistrez d'abord les participants. Si une procuration a été ajoutée pour un copropriétaire, elle sera automatiquement prise en compte.
Pour une réunion valide, au moins 50% + 1 des parts doivent être présentes.
⚠️Attention à la réduction des voix : Si un participant représente plus de voix que la somme des autres, son poids de vote est égal à celui des autres participants réunis.
Une fois que vous avez saisi les présences, cliquez en haut à droite sur Commencer la réunion.
❗Vous pouvez télécharger ou imprimer la liste de présence via les boutons en haut à droite.
2. Passer en revue l'ordre du jour
L'étape suivante consiste à passer en revue l'ordre du jour.
Pour certains points à l'ordre du jour, un vote est nécessaire, ce que vous pouvez également faire dans OpenACP.
3. Voter
En tant que syndic, vous pouvez choisir de :
Saisir vous-même tous les votes
Permettre aux copropriétaires de voter eux-mêmes via leur portail propriétaire
Chaque vote peut être Oui, Non ou Abstention. Le vote n'est possible que lorsque vous avez activé le bouton Votes autorisés.
💡 Astuce : En tant que syndic, gardez le contrôle sur le vote en activant le bouton Vote autorisé uniquement pendant le vote et en le désactivant lorsque le vote n'est pas nécessaire.
Un vote unanime pour ou contre peut être saisi en une seule fois via Unanimement POUR ou Unanimement CONTRE.
Dès qu'un point à l'ordre du jour a été voté, vous le clôturez. Lorsque tout l'ordre du jour a été parcouru, cliquez sur Terminer le vote.
Lisez ici plus sur la façon dont les votes se déroulent exactement dans votre AG
4. Le procès-verbal de la réunion
À la fin de la réunion, un procès-verbal est automatiquement généré. Vous pouvez encore modifier le rapport ou rouvrir le vote si nécessaire.
Si tout le monde est d'accord, le rapport peut être signé et immédiatement envoyé à tous les copropriétaires.
Vous pouvez :
Envoyer numériquement
Télécharger le pdf.
Vous pouvez ensuite le télécharger ultérieurement dans vos documents et le lier à la réunion appropriée.
Les copropriétaires peuvent consulter le rapport via leur portail propriétaire via assemblées générales > aperçu.