De boekhouding van een vereniging van mede-eigenaars (VME) kan complex lijken, maar OpenVME maakt dit proces eenvoudig en overzichtelijk. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je jouw boekhouding correct voert in OpenVME.
Activeren van de boekhouding
Voordat je transacties kunt registreren, moet de boekhoudmodule in OpenVME geactiveerd worden. Hierbij voer je de historische boekhoudgegevens in, zodat de boekhouding start met een correcte basis.
Inboeken van facturen
Elke uitgave van de VME moet correct geregistreerd worden. Dit doe je door facturen in te boeken in OpenVME. Hierbij wordt de kost automatisch verdeeld onder de juiste eigenaars.
Inboeken van voorschotten/provisies
Je vraagt voorschotten op aan je mede-eigenaars afhankelijk van het kapitaal dat je nodig hebt voor je werkkapitaal of reservekapitaal. In OpenVME registreer je deze voorschotten zodat ze correct verrekend worden in de voorlopige en definitieve afrekening.
Inboeken van betalingsbewijzen (bankafschriften)
Registreer al je bankafschriften om de juiste stand van je bankrekening te verkrijgen en transacties correct te verwerken. Dit is nodig om betalingen en ontvangsten automatisch aan de juiste leverancier/factuur of eigenaar te koppelen. Zo kun je ook opvolgen welke eigenaars of leveranciers nog een openstaande schuld hebben.
De afrekening opvolgen doorheen het boekjaar
Gedurende het boekjaar kun je te allen tijde de stand van de afrekening in OpenVME raadplegen. Dit biedt je een helder overzicht van de inkomsten, uitgaven en wat mede-eigenaars nog moeten betalen of terugkrijgen. Gebruik deze afrekening als controle op je boekhouding en stuur deze eventueel door naar de mede-eigenaars voor meer transparantie.
Het boekjaar afsluiten
Aan het einde van het boekjaar sluit je de boekhouding af. OpenVME opent een nieuw boekjaar en genereert automatisch de definitieve afrekening, waarin alle kosten en betalingen correct worden toegewezen aan de mede-eigenaars.
Publiceren van de afrekening
Na het afsluiten van het boekjaar wordt de afrekening gepubliceerd. Dit betekent dat de kosten en eventuele terugbetalingen officieel worden ingeboekt en zichtbaar zijn voor alle mede-eigenaars. Daarna kun je deze definitieve afrekening vinden en opsturen bij Boekhouding > Afrekeningen > Vorige boekjaren (rechtsboven).
Starten van je nieuw boekjaar
Na het afsluiten van het boekjaar wordt er automatisch een nieuw boekjaar gestart. Alle informatie die je hebt ingegeven in het vorige boekjaar wordt gebruikt om een correcte basis voor het volgende boekjaar te creëren.